Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения документов по воинскому учету». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы сформировать картотеку военнообязанных в 2023 году так, чтобы не вызвать вопросов у проверяющих органов, необходимо обратиться к Приказу министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700. Этим нормативным правовым актом внесены серьезные коррективы в порядок хранения карточек военнообязанных граждан Российской Федерации.
Какие изменения произошли в воинском учете
В частности, вступила в силу новая инструкция по формированию картотеки военкомата в организации. Она определяет, что за документы необходимо составлять по учету военнообязанных лиц, в каких формах их составлять, как хранить, как заполнять, как сверять сведения о воинском учете с военкоматом, и многое другое.
На смену информации в старых формах Т-2 пришла новая форма 10, которая приведена в приложении № 22 к Приказу 700. Организациям (всем, не важно, к какой форме собственности они относятся) теперь требуется заводить на каждого работника-призывника или военнообязанного отдельную карточку учета. Эта норма не касается только индивидуальных предпринимателей.
Граждане, подлежащие воинскому учету
Согласно Постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении Положения о воинском учете», являющемуся основным правовым актом, устанавливающим порядок ведения воинского учета в предприятиях и организациях, воинский учет обязателен для следующих категорий граждан РФ (п. 14):
- мужчин в возрасте 18-27, считающихся призывниками;
- военнообязанных граждан, находящихся в запасе либо уволенных с военной службы и зачисленных в запас;
- успешно прошедших программу обучения офицерской подготовки в учебных заведениях РФ, имеющих военные кафедры;
- освобожденных от призыва в ряды ВС;
- лиц, достигших 27 лет, которые получили отсрочку от военной службы;
- граждан, состоящих на воинском учете в военкоматах уже после увольнения с воинской службы;
- после прохождения альтернативной гражданской службы;
- лиц женского пола с соответствующими учетными специальностями (фельдшеры, фармацевты, телеграфисты и другие).
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Установлены новые сроки хранения документов
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Квалификационные требования, профессиональные стандарты: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые дополнительные профессиональные программы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Учебные планы, задания | 5 лет | – |
| Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: | – | |
| а) по месту разработки; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 лет | – |
| Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников | 5 лет | – |
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников | 5 лет | – |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 10 лет | – |
| Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 лет | – |
| Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам | 5 лет | – |
| Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности | 5 лет | – |
| Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов | 50 лет | – |
| Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 год | – |
| Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет | – |
| Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 3 года | – |
| Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации | 1 год | – |
| Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам | 5 лет | – |
| Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся | 5 лет | – |
| Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации | 3 года | – |
| Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации | 3 года | – |
Отличия и особенности военного билета офицера запаса
Первостепенная задача каждого военкомата – организация и обеспечение своевременного призыва в армию гражданских лиц, находящихся в резерве, при объявлении в стране военного положения. Поэтому все военнослужащие, увольняющиеся после срочной службы, завершения контракта или по выслуге лет, обязательно становятся на учет в военкомате по месту официальной регистрации.
Военный билет офицера запаса выдают всем офицерам, увольняющимся в запас по каким-либо причинам. Это позволяет территориальным войсковым комиссариатам вести учет военнообязанных лиц на тот случай, если в стране будет объявлена мобилизация в связи с возникновением военной угрозы.
21 Апр 2021 polrostov 74
Поделитесь записью
- Похожие записи
- Размер Годовой Премия В Альфа Банке 2021
- Что Будет Если Дело Закрыто А Требуют Отпечатки Пальцев Обвиняемого
- Амфетомин Снижает Действие Антибиотиков
- У Офицера Запаса Два Экземпляра Личных Дела Какое Пенсионное
Освобождение сотрудника от частичной мобилизации: порядок оформления
- Главная →
- Журнал →
- Сотрудники
11 октября 2022 159 086 88
Бронирование — оформление отсрочки от мобилизации на срок до 12 месяцев сотруднику, который нужен для бесперебойной работы предприятия.
Оно отличается от освобождения от призыва по другим основаниям: при наличии четырех и более детей до 16 лет; по состоянию здоровья и др. Бронь всегда оформляет работодатель на должность, а не на конкретного человека.
Рассказываем, как правильно освободить сотрудника от частичной мобилизации.
Организация, в штате которой работает хоть один военнообязанный, должна вести воинский учет (ст. 8 Федерального закона от 28.03.08 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», п. 9 Положения о воинском учете от 27.11.2006 № 719). Если до частичной мобилизации работодатель его не организовал, то самое время это сделать.
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Отчитаться
Компании обязаны создавать военно-учетные столы, выполнять работы по воинскому учету и бронированию на период мобилизации, сдавать отчетность по бронированию (п. 11 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 26.02.97 № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке…»). Напомним кратко пошаговый алгоритм организации этой работы.
- Встать на учет в местном военкомате и районной комиссии по бронированию, направив заявление и форму 18 (Письмо Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА). В бланке в графе 11 «Ведет ли организация бронирование» указать «ДА». В каждом муниципалитете свой порядок постановки на учет, поэтому нужно уточнить формы, порядок их заполнения и комплект документов в районной комиссии.
- Организовать учет транспортных средств, если у компании есть собственный автопарк. В период мобилизации у граждан и юридических лиц возникает военно-транспортная обязанность (ст. 13 31-ФЗ, Указ Президента РФ от 02.10.98 № 1175). Это не значит, что автомашины обязательно изымут у владельца для мобилизационных нужд. Но список транспорта для военкомата нужно вести, чтобы не получить административный штраф для юрлиц до 20 000 рублей (ст. 19.25 КоАП РФ).
- Назначить приказом лиц, ответственных за воинский учет (ВУ) в компании. Их количество зависит от числа призывников и военнообязанных в штате (п. 12 Положения № 719). Например, если граждан на воинском учете менее 500, то работу по ВУ может выполнять один совместитель. Форма приказа приведена в приложении 4 к Методическим рекомендациям по ведению ВУ от 11.07.2017 (МР). Формально документ о назначении ответственных за ВУ нужно согласовать с военкоматом (п. 22 МР). Но лучше уточнить этот вопрос в нем самом. В период частичной мобилизации нагрузка на военкоматы сильно возросла. Возможно, достаточно будет направить копию уже подписанного приказа.
- Составить списки работников, подлежащих ВУ, в том числе специальному — по забронированным сотрудникам (п. 14-16 Положения № 719). Заполнить карточки воинского учета по форме 10 (приложение 22 к Инструкции в ред. Приказа Минобороны РФ от 22.11.2021 № 700). Организовать места хранения документов ВУ.
Как определить начало срока хранения
К ним, например, относятся медики, картографы, фотолаборанты, программисты, стоматологи, метеорологи и др. Даже если у вас в штате нет таких должностей, проверьте, нет ли у ваших сотрудниц соответствующего образования.
В организации любой организационно-правовой формы этими субъектами являются мужчины, граждане РФ, в возрасте от 18 до 27 лет, а также граждане любого возраста, пребывающие в запасе (это могут быть и женщины).
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение. Карточку воинского учёта заполняют чернилами (шариковой ручкой) черного, фиолетового или синего цвета четким, разборчивым почерком без помарок и неустановленных сокращений. Или заполняют в электронном виде и обязательно распечатывают.
А вот период хранения документов (протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).
Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: | (1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет | |
| а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; | 50/75 лет ЭПК | |
| б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; | 5 лет (1) | |
| в) о служебных проверках; | 5 лет | |
| г) о направлении в командировку работников; | 5 лет (1) | |
| д) о дисциплинарных взысканиях | 3 года | |
| Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении | 50/75 лет ЭПК | – |
| Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем | 3 года | – |
| Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв: | – | |
| а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей; | 15 лет | |
| б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; | 5 лет | |
| в) конкурсные бюллетени | 5 лет | |
| Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании): | – | |
| а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор; | 3 года | |
| б) лиц, не принятых на работу | 1 год | |
| Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации | 5 лет | – |
| Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: | (1) После замены новыми | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | 3 года (1) | |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года (1) | (1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором |
| Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Должностные регламенты (инструкции) работников | 50/75 лет | – |
| Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих | 50/75 лет ЭПК | – |
| Личные дела руководителей и работников организаций (1) | 50/75 лет ЭПК | (1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации |
| Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) | 50 лет | – |
| Характеристики, справки об объективных сведениях на работников | 5 лет | – |
| Листы собеседования, стажировочные листы водителей | 5 лет | – |
| Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (1) | (1) Невостребованные работниками – 50/75 лет |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | 50/75 лет | – |
| Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год | – |
| Отчеты работников о командировках | 5 лет ЭПК | – |
| Графики отпусков | 3 года | – |
| Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года | – |
| Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников | 3 года | – |
| Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет (1) | (1) После снятия с учета |
| Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Кодексы профессиональной этики: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним | 1 год | – |
| Списки: | – | |
| а) членов руководящих и исполнительных органов организации; | Постоянно | |
| б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; | Постоянно | |
| в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; | Постоянно | |
| г) работников, прошедших аттестацию; | 5 лет | |
| д) кандидатов на выдвижение по должности; | До замены новыми | |
| е) совмещающих работу с получением образования; | 5 лет | |
| ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку; | 5 лет | |
| з) лиц, выезжающих за границу | 5 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных: | – | |
| а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; | 50/75 лет | |
| б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); | 50/75 лет | |
| в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; | 50/75 лет | |
| г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; | 5 лет | |
| д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; | 5 лет | |
| е) лиц, подлежащих воинскому учету; | 5 лет | |
| ж) отпусков; | 5 лет | |
| з) прихода и ухода работников, местных командировок; | 1 год | |
| и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; | 50/75 лет | |
| к) выдачи служебных заграничных паспортов | 5 лет |
Сроки хранения документов кадрового делопроизводства
ТК РФ 75 лет Трудовые договора, соглашения к ним ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ 75 лет Ограниченный срок хранения Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий 15 лет Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков Ст 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ 5 лет Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда ст. 135, 144, 147 ТК РФ 5 лет Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Шаг 5. Определиться с системой воинского учета, помещением, хранением
Далее руководству компании нужно принять решение о способах ведения ВУ. Это может быть как полная автоматизация учета, так и частичная.
Полную автоматизацию ВУ можно осуществлять через различные программные решения, например 1С: Зарплата и Управление персоналом (1С:ЗУП 8.3). В ней предусмотрен практически весь пакет документов, которые нужны для составления личных карточек военнообязанных по форме 10, и других документов, связанных с ВУ.
Воинский учет поддерживается в различных комплексных пакетах:
- 1С: Комплексная конфигурация;
- 1С: Наша фирма;
- 1С: Воинская отчетность и проч.
Некоторые IT-компании также предлагают собственные программы для ВУ:
- СБИС;
- Инсофт;
- НТЦ-Софт и др.
Шаг 11. Повседневная работа для подготовки сведений для сверок
В шагах 1-8 был изложен минимальный перечень действий, которые необходимо сделать ответственному за ведение воинского учета в организации для того, чтобы провести сверку с ВК. Однако на практике изначально внесенные в карточку сведения могут часто меняться:
- прием или увольнение сотрудника;
- изменения в образовании, семейном положении, составе семьи;
- изменение должности или структурного подразделения;
- изменение адреса регистрации, пребывания, приписки к военкомату;
- изменения в состоянии здоровья;
- установление или снятие брони;
- прохождение военных сборов и т. д.
По всем таким изменениям работодатель обязан уведомлять свой ВК в короткие сроки — обычно в течение 5 дней.
Если будут установлены лица, которые без каких-либо оснований не имеют воинских документов или особых отметок в паспорте, информация о них должна быть передана в ВК в 3-дневный срок.
Кроме предоставления нужных сведений в ВК, ответственный за ВУ в компании занимается многими другими делами, которые упорядочивают и актуализируют сведения о лицах, пребывающих в запасе ВС РФ, и призывниках:
- установление причин отсутствия воинских документов и их оформление;
- устранение различных ошибок, опечаток, описок, неточностей, занесенных ранее в документы ВУ сотрудников;
- оформление бронирования граждан;
- ответы на текущие запросы военкоматов, ведение другой переписки по ВУ;
- изучение инструктивного материала и изменений в законодательстве;
- отслеживание полученных мобилизационных предписаний, повесток для сотрудников, обеспечение своевременного оповещения их о полученных повестках и явки в военкоматы или на медицинское обследование;
- анализ обеспеченности компании трудовыми ресурсами на период полной или частичной мобилизации и т. д.
Сроки хранения документов по кадрам
Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.
Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).
Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.
Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).
Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).
Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Документация, сформированная при кадровом ЭДО, хранится в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК). Соответственно, при переходе на кадровый ЭДО работодатели должны обеспечить сохранность этих документов в течение указанных выше сроков.
Ответственность. Новые штрафы за нарушения ведения воинского учета
Изменения законодательства: в десять раз увеличены размеры административного штрафа за нарушения ведения воинского учета. Срок исковой давности за нарушения увеличен с двух месяцев до трех лет (Федеральный закон от 24.04.2020 № 132-ФЗ, ст. 4.5 КоАП РФ).
С 5 мая 2020 года для руководителей или других должностных лиц организации или органа местного самоуправления, ответственных за военно-учетную работу, действуют штрафы:
- Не представили в установленный срок в военный комиссариат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет: от 1000 до 3000 руб. (ст. 21.1 КоАП РФ).
- Не оповестили граждан о вызове их по повестке военного комиссариата или иного органа, осуществляющего воинский учет, и не обеспечили им возможность своевременной явки по вызову: от 1000 до 3000 руб . (ст. 21.2 КоАП РФ)
- Не сообщили в военный комиссариат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, сведения о принятых на работу, учебу либо об уволенных с работы, отчисленных из образовательных организаций гражданах, состоящих или обязанных состоять, но не состоящих на воинском учете: от 1000 до 5000 руб. (ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ).