Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что выбрать: расчетную ведомость по зарплате или расчетно-платежную?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Формы расчетно-платежных ведомостей (0504401 – для госпредприятий и 0301009 – для остальных) призваны уменьшить документооборот на предприятии. Ведь если зарплата выплачивается наличными через кассу предприятия, то проще расчеты и сам факт выплаты фиксировать в едином документе. Замена двух документов (расчетной и платежной ведомостей) одним унифицированным – это реальная экономия времени и расходных материалов. Кроме того, придется меньше обрабатывать документов и хранить.
Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств.
Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты.
В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.
Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.
Выплата зарплаты по ведомости
В каждой организации обязательно должно быть разработано положение по оплате труда . В этом документе руководитель устанавливает сроки выплаты зарплаты. Согласно ТК РФ, заработная плата должна выдаваться не реже двух раз в месяц . Допустимо и более частое произведение выплат, если это необходимо для поддержания трудовой дисциплины и мотивации работников к действиям.
Возможно безналичное и наличное произведение расчетов по оплате труда. В настоящей статье внимание акцентировано именно на наличной форме.
Для осуществления выплат в организации должно быть отведено специализированное оборудованное место . Очень часто ограниченность площади офиса и финансовые возможности компании не позволяют обеспечить обособленность помещения кассы, тогда выплаты ведутся в кабинете бухгалтерии или руководителя.
Обязательно обеспечить порядок и очередность, так как кассир несет полную материальную ответственность, а паника и шум являются отвлекающими факторами, которые могут привести к ошибкам.
Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени
К первичным документам для расчета заработной платы относятся:
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
- Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
- Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
- Расчетная ведомость (форма № Т-51)
- Платежная ведомость (форма № Т-53)
- Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
- Лицевой счет (форма № Т-54)
- Лицевой счет (форма № Т-54а)
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
- Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
- Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)
Сроки хранения бухгалтерских документов
Как уже было сказано, период хранения регламентируются нормами Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Для большинства бухгалтерских бумаг он составляет пять лет. Нюансы связаны с порядком расчета этого срока.
Так, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений по ней отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. Закона № 402-ФЗ). А в отношении документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе учетной политики и средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок считается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. Закона № 402-ФЗ).
Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно
Прошедшие проверку оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) тоже полагается хранить не менее пяти лет, а при возникновении споров или разногласий — до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока (ст. 277 Перечня № 236). А вот период хранения протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).
По общему правилу срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Но этот срок увеличивается до 50 лет, если нет других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда (ст. 553 Перечня № 236).
Штрафы за нарушение порядка хранения документов
Самая распространенная ситуация, когда нарушение порядка или срока хранения может обернуться штрафом, — это непредставление документа по запросу ИФНС. Напомним, что такой запрос может быть направлен как при проверке самого налогоплательщика (выездной или камеральной), так и в рамках встречной проверки, либо вообще без назначения проверки (ст. 93 и 93.1 НК РФ; подробнее см. «ИФНС требует документы: на какие запросы нужно ответить, а какие можно игнорировать» и «ИФНС запросила данные по контрагенту или сделке: когда это правомерно, и что будет, если не ответить на требование»). Во всех случаях непредставление или несвоевременное представление каждого документа, который должен быть у налогоплательщика, обернется штрафом в 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).
ВНИМАНИЕ
Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность направить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.
Подключиться к системе «Контур.Экстерн»
Кроме того, отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Здесь размер штрафа зависит от последствий. Если нарушение не привело к занижению налоговой базы, то штраф составит от 10 000 до 30 000 руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ). Если же из-за отсутствия документов произошло занижение налоговой базы, то штраф будет равен 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Несоблюдение сроков хранения документов может стать основанием и для привлечения организации и ее работников к административной ответственности. Например, за неисполнение обязанности по хранению документов АО или ООО в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, налагается штраф. Его размер составляет от 2 500 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 руб. для самого общества (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ). А за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям предусмотрен штраф от 4 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. для организаций (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ). Чуть меньшие взыскания (от 1 000 до 2 000 руб. для должностных лиц и от 10 000 до 20 000 руб. для юрлиц) предусмотрены за нарушение сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля (ч. 2 ст. 14.20 КоАП РФ).
Обязательные разделы ведомости на выплату зарплаты
Начинается оформление бланка ведомости выплаты заработной платы с указания наименования компании и ее структурного подразделения.
Отдельно в форме Т-53 заполняется поле для отражения корреспондирующего счета — при выдаче зарплаты указывается счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Затем информация вписывается в ячейки по срокам выплаты денег. Затем заполняется общая выдаваемая по ведомости сумма (цифрами и прописью).
ВАЖНО! Длительность временного промежутка, в течение которого допустимо выдавать из кассы зарплату и производить иные выплаты, установлен п. 6.5 Указания № 3210-У и составляет 5 рабочих дней (включая день получения наличных из банка).
Вслед за этой информацией идут подписи ответственных лиц компании: руководителя и главного бухгалтера.
Необходимо также указать номер платежной ведомости и дату ее составления.
Платежные ведомости на выдачу заработной платы (бланк для заполнения которых вы можете скачать на нашем сайте) содержат еще одно дополнительное поле — для отражения расчетного периода. Эта информация важна для правильного оформления операции по выдаче зарплаты в бухгалтерских регистрах.
Кроме подписей директора и главного бухгалтера платежная ведомость содержит подписи еще нескольких ответственных лиц: бухгалтера, проверившего оформление выплат; специалиста, осуществившего операцию по выдаче зарплаты (кассира или иного уполномоченного лица). Указанные подписи с расшифровками Ф. И. О. завершают оформление платежной ведомости.
Прежде чем расписаться в ведомости, кассир обязан указать в отдельных строках выплаченную и депонированную суммы, а также номер и дату РКО (абз. 4 п. 6.5 Указания № 3210-У).
О заполнении табличной части платежной ведомости расскажем в следующем разделе.
Инструкция: как правильно составить ведомость по зарплате
Выдача заработной платы в учреждении должна быть своевременной и носить прозрачный характер независимо от того, выплачивается ли сумма вознаграждения наличными денежными средствами или безналично.
Документом, подтверждающим корректность начислений и выплат по каждому сотруднику в случае взаиморасчетов с сотрудниками в наличной форме, является ведомость на зарплату, бланк скачать бесплатно можно далее.
Начисление и выплата заработной платы отражается соответствующими бухгалтерскими записями, а документом — основанием таких проводок является зарплатная ведомость (ЗВ). Она составляется бухгалтером по законодательно утвержденным формам:
- платежно-расчетная (унифицированная форма Т-49, Т-51) — указывает расчет и фактические выплаты по каждому работнику, форма Т-49 — для наличных расчетов, Т-51 — для безналичных;
- расчетная (унифицированная форма Т-53) — иллюстрирует расчет ежемесячного вознаграждения по каждому сотруднику.
Бланк на выдачу зарплаты (бланк скачать можно в нашей статье) должен составляться ежемесячно при каждой выплачиваемой в учреждении зарплате в соответствии с нормами и правилами действующего законодательства.
Сам документ состоит из титульного листа, содержательной (табличной) части и раздела, включающего сведения о депонированной зарплате.
В платежно-расчетном документе отражаются сведения об окладах каждого сотрудника, количестве отработанных дней, производимых начислениях и удержаниях. Платежно-расчетная аккумулирует данные, содержащиеся в расчетном и платежном документах. Предлагаем бланк ведомости на выдачу зарплаты скачать бесплатно.
Сроки выплат по документу
Непосредственно форма т-51 не участвует в выдаче зарплаты — ее функции только определить ее. Однако на основе этого документа могут оформляться платежные ведомости, по которым работникам будет выдаваться заработок.
В каждой компании должно быть создано положение по оплате труда. Кроме этого, приказом должны быть установлены определенные даты, в которые должна осуществляться выплата. Закон устанавливает, что это должно происходить не реже двух раз за месяц. Период между днями выдачи не должен превышать 14 дней.
Не запрещается осуществлять выплаты чаще (к примеру, раз в 10 дней или каждую неделю).
Помимо этого, число, в какое выплачивается аванс по заработной плате, не должно быть позднее, чем 30 число месяца, а оставшейся части зарплаты — до 15 числа месяца, который следует за расчетным.
Важно! Если зарплата выдается наличными средствами из кассы, то период выплаты не может быть свыше 5 дней, включая день получения средств со счета в кассу. На основании данных, содержащихся в расчетной ведомости, выполняются следующие проводки в бухучете. Для основной зарплаты, премии, больничных и отпускных выплат они выглядят так:
Для основной зарплаты, премии, больничных и отпускных выплат они выглядят так:
На основании данных, содержащихся в расчетной ведомости, выполняются следующие проводки в бухучете. Для основной зарплаты, премии, больничных и отпускных выплат они выглядят так:
| Дебет | Кредит | Операция |
| 20 | 70 | Произведено начисление для работников основного производства |
| 23 | 70 | Начисление для работников вспомогательного производства |
| 25 | 70 | Начисление для работников, выполняющих обязанности общепроизводственного назначения |
| 26 | 70 | Начисление работникам с административными функциями (руководство, бухгалтера и т.д.) |
| 44 | 70 | Начисление работникам, которые заняты в торговле |
| 91 | 70 | Начисление работникам, которые напрямую не принимают участия в производственной деятельности |
Расчетная ведомость используется для исчисления заработной платы, в том числе аванса, сотруднику. Форма заполняется в отношении всех работников, получающих зарплату.
Документ принадлежит к числу основных, подтверждающих фактический денежный оборот компании. Заполнение ведомости обязательно даже в случаях, когда на предприятии работает только один наемный сотрудник.
Бланки ведомостей могут быть запрошены налоговыми органами независимо от времени. Поэтому документ должен заполняться максимально точно и корректно и храниться в организации не менее пяти лет. Исходя из расчетных документов на физических лиц начисляется сумма подоходных налоговых взносов.
В случае обнаружения отсутствия ведомостей предприятие и должностные лица, допустившие нарушения, будут привлечены к ответственности.
Помимо фактического наличия платежно-расчетных документов, каждый бланк должен иметь подпись лица, получившего начисления. При отсутствии подписи должна быть пометка о депонировании. За несоблюдение условий предприятие также будет привлечено к ответственности.
В Организации, согласно локальному акту, выплата зарплаты производится дважды в месяц: 25 и 10 числа. Выплаты производятся по зарплатному проекту на карты сотрудников, кроме Гордеева Н.В., который 23 мая 2018 был принят на работу и указал в заявлении личную карту для перечисления зарплаты.
08 июня 2018 (перенос с 10 июня) выплачена зарплата за вторую половину мая.
Таб. № Фамилия И.О. сотрудника К выплате Способ выплаты 1 Комаров Владимир Сергеевич 28 200 зарплатный проект 4 Машук Ксения Валерьевна 16 450 зарплатный проект 9 Гордеев Николай Васильевич 10 839 на личную карту Итого 55 489 В тот же день уплачен НДФЛ за май 2018.
Создание документа Платежное поручение на выплату зарплаты
Перечисление заработной платы за месяц оформляется отдельным платежным поручением на каждого сотрудника, сформировать которые можно с помощью обработки Платежные поручения на каждого работника (Зарплата и кадры — Платежные поручения на каждого работника). Обработку удобнее запустить из подготовленного документа Ведомость в банк. Для этого нажмите на кнопку Создать на основании — Платежные поручения (на каждого работника). В этом случае будет открыта форма обработки Платежные поручения на каждого работника, некоторые поля которой будут автоматически заполнены данными из документа-основания, за исключением:
-
в поле Статья движения денежных средств уточните статью движения денежных средств из справочника Статьи движения денежных средств (Справочники — Статьи движения денежных средств) — автоматически устанавливается статья Оплата труда
-
в поле Дата платежных поручений уточните дату платежных поручений
-
в табличной части Платежные поручения в колонке Счет отображается счет сотрудника, на который должна быть перечислена зарплата. Колонка автоматически заполняется, если счет указан в карточке сотрудника или физического лица. Если у сотрудника несколько счетов и не выделен основной счет, то счет, на который будет перечислена зарплата, выбирается непосредственно в табличной части формы обработки.
-
с 01.06.2020 года в платежном поручении необходимо указывать код вида дохода при выплате доходов через банк (Указание Банка России от 14.10.2019 № 5286-У). Данный код указывается автоматически в документе Платежное поручение в поле Удержание по исполнительному листу (это значение будет указано в реквизите 20 Наз. пл. платежного поручения). Значение кода зависит от значения в поле Вид дохода документа Ведомость в банк. Если в поле Вид дохода было указано значение Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания, то в платежном поручении будет указано значение 1 — разрешено, с ограничением по сумме, Доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок) — 2 запрещено без оговорок, Доходы, на которые не может быть обращено взыскание (с оговорками для алиментов) — 3 запрещено (с оговорками для алиментов).
Платежная ведомость – это одна из видов бухгалтерской документации, которая отражает начисления по заработной плате рабочим и служащим. Она может состоять из одной общей части, куда включается начисления всех работников организации, а может состоять из нескольких частей по отраслям или подразделениям в данной организации.
Для правильных начислений, бухгалтер использует все информацию по каждому сотруднику. Информация отражает все расчеты отработанного сотрудниками времени.
Для точного расчета начислений существует:
- расчетно-платежная ведомость № Т-49,
- расчетная ведомость № Т-51,
- платежная ведомость № Т-53.
Каждая форма утверждена Государственным законодательством и комитетом статистики данного государства.
Платежная ведомость: назначение и применение
После того, как проведены все расчеты сумм, необходимо заполнить ведомость по зарплате, что даст право выплаты непосредственно работникам. Такой является форма Т-53.
Она представляет собой платежные ведомости, которые являются основой для формирования платежных поручений на перечисления сумм зарплаты через банки, а также расходно-кассовых ордеров для совершения выплат через кассу. Выбор формы получения денег выбирает сам работник согласно собственным пожеланиям и интересам.
Платежная ведомость состоит, как и расчетная, из двух частей:
- титульной;
- табличной.
На первом листе указываются основные регистрационные данные ИП. Отличительной особенностью титула этого документа является наличие на нем графы с информацией о сроке годности, который имеет эта платежная ведомость. Требования Указа Банка России указывают на то, что выплаты могут совершаться по форме Т-53 исключительно на протяжении 5 дней после визирования документа руководителем юридического лица.
Платежная ведомость во второй части – это таблица, что состоит из шести столбиков и строк в количестве работников ИП. Образец заполнения таблицы из этой формы предполагает внесение таких данных;
- номер по-порядку в таблице;
- номер из личного дела конкретного сотрудника;
- данные работника, а именно его ФИО;
- суммы к выплатам в разрезе по сотрудниках;
- подведенная к итогу сумма выдачи;
- подпись получателя денежных средств;
- подтверждающий документ для выдачи наличными.
Заполняется платежная ведомость на основе первичных документов. Что касается последнего столбика, то в тех случаях, когда расходные выплаты проводятся не через кассу, он зачеркивается прочерком.
Для совершения выплат согласно данным в форме Т-53 необходимо, чтобы документ завизировал руководитель и бухгалтер-исполнитель юридического лица.