Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить отпуск, если у вас нестандартный рабочий график». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для работы по сменному графику весь персонал делится на рабочие группы (бригады, смены), каждая из которых будет работать в течение одного выделенного им временного промежутка. Работа ими выполняется последовательно, цель такой организации – исключить паузы в производственном процессе.
ТК РФ не дает четких рекомендаций по разделению рабочих на смены. Нет минимального лимита для состава групп. Поэтому по умолчанию, исходя из употребленного в законодательстве определения «группа работников» следует, что для введения сменного графика в штате должно быть минимум трое сотрудников, поскольку нельзя работать две смены подряд (двое работают в разных сменах, а третий на отдыхе).
Количество смен законом также не ограничено. На практике предприятия чаще всего выбирают двух- или трехсменный вариант, реже четырехсменный. Работодатель может разделить сутки на любое количество смен, в зависимости от количества своего персонала и характера труда.
Отличия скользящего графика от гибкого и сменного графиков
Как демонстрирует практика, наибольшей трудностью является определение разницы между скользящим, гибким и сменным графиками. В частности, приведенные режимы труда регламентируются различными статьями ТК РФ, что обуславливает необходимость понимания их отличий нанимателями и подчиненными.
Факт того, что гибкий график и скользящий воспринимают как идентичное явление, обусловлен актуальностью в 2021 году правовых документов СССР (например, Постановления Госкомтруда СССР и ВЦСПС № 1701/10/101 от 06.06.1984г. «Об утверждении порядка применения скользящего (гибкого) графика…»).
Однако в настоящее время основным отличием гибкого режима труда от скользящего графика является возможность сотрудников вносить свои коррективы в распорядок рабочих смен, а также определять выходные по договоренности с управленцем вплоть до отказа от работы в конкретный день. В свою очередь, скользящий режим деятельности опирается на установленный распорядок и не предполагает никакого вмешательства работника.
Сдельная и посменная работа
Как уже говорилось выше, у тех работников, которые трудятся по сменному графику, особых привилегий нет. Для них любой официальный выходной либо праздничный день может быть рабочим, но с другой оплатой.
Чаще всего, если выпадает такой период, он оплачивается в двойном размере. Аналогичное правило касается и тех сотрудников, которые работают сдельно. Они могут получать доплату за то, что трудятся в выходные и праздники.
Подробнее о сдельной оплате труда можно почитать здесь.
Порядок поощрений и их выплат регулируется коллективным договором либо локальными актами предприятия. Они должны быть составлены в соответствии со 112 статьей Трудового законодательства.
Для работников, трудящихся посменно либо имеющих сдельную заработную плату, расчет отпускных производится по специальной схеме. Тут в обязательном порядке учитываются все выплаты, которые получил сотрудник за отчетный период, то есть за последний год.
При этом должны быть приплюсованы и все надбавки, которые работник получил в качестве компенсации за работу в праздничные дни.
Что касается отпуска для сотрудников, которые работают сменно либо посменно, то в отличие от тех, кто трудится в пятидневную рабочую неделю, у них нет возможности продлить свой период для отдыха.
Вне зависимости от того, на какой день приходится окончание отпуска, сотруднику нужно выйти на работу. Однако если этот день праздничный, можно рассчитывать на двойную оплату труда.
Чтобы сотрудники отдела кадров и работники бухгалтерии могли безошибочно вести учет праздничных, выходных и иных особенных дней, следует использовать производственный календарь. В этом документе содержатся важные данные, которые могут понадобиться и кадровику с бухгалтером, и работнику, который планирует свой отпуск.
Входят ли праздничные дни в отпуск?
Бывает, что период очередного отпуска попал на праздничные дни. Закон не запрещает работникам указывать в заявлении дату праздника первым днем. Если дни отпуска выпадают в праздничные дни, руководство должно пропустить их и начать отсчет со следующего за ним календарного дня.
Если отпуск специалиста совпадает с праздниками, трудовое законодательство требует, чтобы из него вычитались нерабочие праздники. Например, сотрудник хочет отдохнуть 1— 14 ноября. Так как 4 ноября празднуется на государственном уровне, то работник отгуляет 13 суток, а оставшийся день сохранится в счет будущего года.
Если выбор даты отдыха приходится на нерабочие праздничные дни, то это будет не совсем рационально. Если отпуск выпал на праздничные дни, то в приказе лучше написать дату, с которой отдых начался по составленному графику. Сам отпуск начнется на следующие сутки, после праздника.
Стоит ли брать отпуск на майские праздники?
Чтобы максимально выгодно подобрать для себя дни, следует обращать внимание на праздничные и перенесенные дни. Для оформления отпуска самой невыгодным временем года является май, когда большое количество выходных и праздников, а также больше всего перенесенных дней.
В этом месяце праздничными днями считаются 1 и 9 число. Если 1 мая выпадает на выходной день, его переносят на 2 мая. 3 мая также может считаться выходным днем из-за переноса со 2 января. Несмотря на множество выходных дней, сотрудник может только на 2 дня больше отдыхать. В ТК РФ все субботы и воскресенья включаются и оплачиваются как обычные дни, а не как праздничные. Перенесенные дни не продлевают отдых, но оплачиваются как полный рабочий день.
Итак, если отпуск выпадает на праздник, то эти дни должны из длительности отдыха исключаться и оставаться у специалиста на будущее. Не исключаются только выходные и перенесенные с праздников дни. Их посчитают в счет использованных отпускных дней. Это правило распространяется только на обычный ежегодный отпуск. Если работник взял дни за свой счет, то не важно, выпали на них праздничные дни или нет.
Отличия скользящего графика от гибкого и сменного графиков
Как демонстрирует практика, наибольшей трудностью является определение разницы между скользящим, гибким и сменным графиками. В частности, приведенные режимы труда регламентируются различными статьями ТК РФ, что обуславливает необходимость понимания их отличий нанимателями и подчиненными.
Факт того, что гибкий график и скользящий воспринимают как идентичное явление, обусловлен актуальностью в 2018 году правовых документов СССР (например, Постановления Госкомтруда СССР и ВЦСПС № 1701/10/101 от 06.06.1984г. «Об утверждении порядка применения скользящего (гибкого) графика…»).
Однако в настоящее время основным отличием гибкого режима труда от скользящего графика является возможность сотрудников вносить свои коррективы в распорядок рабочих смен, а также определять выходные по договоренности с управленцем вплоть до отказа от работы в конкретный день. В свою очередь, скользящий режим деятельности опирается на установленный распорядок и не предполагает никакого вмешательства работника.
Для графика, предполагающего посменную трудовую деятельность, так же, как и для скользящего, характерно заблаговременное формирование рабочих и выходных дней по определенной схеме. Однако, сменный график «скользит» только в тех условиях, когда суммарное количество рабочего времени превышает норму и фиксируется переработка. Указанное положение отражено в ст. 111 ТК РФ.
Когда выходить из отпуска на работу?
Размер оплаты отпуска при сменной работе производится на общих основаниях и оговаривается порядком исчисления среднего заработка, установленным в статье 139 Трудового кодекса. Сумму отпускных рассчитывают исходя из среднего заработка работника. Продолжительность очередного оплачиваемого отпуска при сменном графике работы устанавливается по взаимной договоренности между работодателем и работником. Если такая договоренность не была достигнута, то продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней.
Следует помнить, что при делении отпуска на части, одна из частей не может быть менее 14 календарных дней. При выходе из очередного отпуска следует понимать, что дата выхода, указанная в приказе о предоставлении отпуска, является результатом математического сложения календарных дней.
Если у работника есть какие-либо возражения относительно предоставления ему отпуска в запланированный период, ему необходимо письменно уведомить об этом работодателя, в противном случае его действия могут быть расценены как злоупотребление своими правами. Это можно сделать в форме из Примера 2 (см. «2») либо отдельным документом (Пример 4).
К сожалению, законодатель не объяснил, как быть, если «льготный сотрудник» потребует повторно изменить сроки его отпуска уже после утверждения графика отпусков. С одной стороны, подобные действия работника вносят значительную неопределенность в производственный процесс, ставя под сомнение сам принцип предоставления отпусков по графику.
Если же работодатель не обязан следовать пожеланиям работника, то сопоставляя свои возможности и потребности работника, он может пойти ему навстречу по доброй воле. Ситуация с отказом в визе и сменой турпутевки относится к таковым (см. «2» в Примере 2).
Работодатель тоже вправе выступить с инициативой переноса отпуска. Обычно это связано с производственной необходимостью.
Вне зависимости от того, кто выступает инициатором, порядок оформления внесения изменений в график отпусков практически идентичен. Разница лишь в том, как отражается инициатива переноса и согласие на него другой стороны. Документировать можно следующим образом:
- работник может инициировать перенос отпуска заявлением (Пример 4) либо в уведомлении об отпуске (Пример 2). Лучше письменно взять согласие его непосредственного руководителя, например путем оформления визы на инициативном документе (см. «1» там же). Окончательное решение закрепляется приказом о переносе отпуска или об изменении графика отпусков (см. пункт 1 приказа из Примера 6);
- работодатель может инициировать перенос отпуска, например, докладной запиской непосредственного руководителя (Пример 5) либо в форме уведомления об отпуске (Пример 2), а согласие на это работника можно оформить здесь же (см. «!»). Окончательное решение опять же закрепляется приказом (пункт 2 приказа из Примера 6).
Рассмотрим, как производится начисление отпускных на примере.
Грибинюк с 1 августа текущего года уходит в отпуск на 28 календарных дней. Его зарплата составляет порядка 24 тысяч 200 рублей. Расчетный период: с 1 августа 2020 года по 30 июля текущего года.
Расчет:
Допустим, что Грибинюк отработал полный период без пропусков.
- Доход за год составил: 24 тысячи 200 рублей х 12 = порядка 290 тысяч 500 рублей
- Количество проработанных дней составляет: 29,3 х 12 = 352,8
- Зарплата в день: 290 тысяч 500 рублей / 352,8 = порядка 823 рублей.
- Суммарный размер выплат: 823 х 28 = порядка 23 тысяч рублей.
Документальное оформление начинается с создания графика отпусков, оформляемого компанией. Этот документ должен быть составлен и зарегистрирован не позднее, чем за 14 дней до начала нового календарного года.
График оформляется в соответствии с формой Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата в 2004 году. После того как документ подписывают руководитель отдела кадров компании и руководитель предприятия, он считается обязательным для исполнения как для руководства компании, так и для ее сотрудников.
Работника компании обязаны известить о дате начала отдыха не позднее, чем за 14 дней путем предоставления ему уведомления о начале отпускного периода.
Не менее, чем за 4 дня до его начала сотрудник в обязательном порядке должен написать заявление о предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска. Документ составляется в произвольной форме, однако, при написании должен быть полностью сохранен смысл, а также указаны персональные данные работника, его должность, дата начала и окончания отдыха.
Следующий этап – оформление приказа по форме Т-6. В этом документе указывается следующая информация:
- Номер документа.
- Дата составления.
- Табельный номер сотрудника.
- Тип предоставляемого отпуска.
Время работы и время отдыха при суточном графике
Время начала работы и ее конца указывается в правилах внутреннего распорядка и при необходимости в трудовом договоре.
По ТК РФ при суточном графике работы время отдыха ничем не отличается от времени отдыха при иных режимах работы. Оно устанавливается с учетом положений гл. 18 ТК РФ:
- в течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается (ч. 1 ст. 108 ТК РФ). Если работник находится на смене продолжительностью 24 часа, то в течение этого времени, то, например, правилами внутреннего трудового распорядка могут предусматриваться 2 перерыва по 1 часу или 4 по 30 мин. и т.д.;
- если работодатель не может предоставить работнику возможность покинуть рабочее место и использовать время отдыха на свое усмотрение (что чаще всего и бывает при суточной работе), то время приема пищи и отдыха будет входить в рабочее.
В 115 статье Трудового законодательства страны говорится о том, что каждому работающему человеку положено 28 календарных дней отпуска каждый год. Это минимум, который должен оплатить работодатель.
При этом в российских законах также говорится о том, что праздники не должны быть включены в отпускной период. Таким образом, они никак дополнительно не оплачиваются. Сотруднику просто продлевают отпускной период.
Следует понимать, что при расчете отпускных во внимание берется несколько показателей, в том числе и, так называемая, «стоимость месяца». Эта цифра разная почти у каждого месяца.
Самым дорогим считается январь, так как тут много праздничный дней, но заработная плата при этом сохраняется, поэтому каждый рабочий день будет стоить больше, чем мартовский либо апрельский. Помимо этого всегда во внимание берется срок отпуска и множество других нюансов.
Если сотрудник не знает, как считать свои отпускные за конкретный период, ему стоит обратиться в отдел кадров либо в бухгалтерию предприятия.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск подтверждается Трудовым Кодексом РФ (статьи 106 и 107). Стандартная продолжительность отдыха составляет 28 дней. Некоторые категории работников имеют право на отпуск увеличенный.
Уйти на отдых можно уже после полу года работы на предприятии. Обычно составляется определенный график отпусков с учетом пожеланий сотрудников и производственных условий.
Если возникает необходимость изменить даты отдыха, сотрудник обязательно должен это согласовать со своим руководством, получить согласие.
После согласования графика отпусков составляется документ, в котором каждый из работников расписывается за то, что он ознакомлен с данным графиком. Трудовой Кодекс Российской Федерации определяет, что можно сразу забрать свои 28 дней, можно разделить свой отдых на части, но одна из них должна быть не меньше, чем две недели.
Все вопросы решаются с руководством, важно чтобы желание работника не мешали нормальному трудовому процессу на предприятии.
Производственный календарь
Если же это будет суббота или воскресенье, то праздничный день переносится на понедельник, а сотрудник снова приступает к работе с 24 числа. И вне зависимости от того каким днем недели будет праздник, отпускные будут выплачены за 20 дней, так как праздничный нерабочий день в расчет отпускных не входит.
Праздничные дни, отпуск и финансовая выгода График отпусков не всегда составляется с учетом мнения работника. Поэтому в очередной отпуск можно отправиться в январе или мае, когда праздников много. Работники часто волнуются, не потеряют ли они в заработной плате при выпадении праздничных дней на отпуск и можно ли взять отпуск с выходного дня. Праздничные дни хоть и не оплачиваются, все равно должны быть предоставлены работнику.
Поэтому, количество праздников, выпадающих на отпускной период, автоматически продляет его.
Оплата за отпуск также начисляется в полном объеме.
Пример расчета количества дней на праздничные
Как мы уже ранее рассказали, о дате начала отпуска сотрудника необходимо уведомить не позднее чем за 2 недели под личную подпись. Для расчета количества дней на праздники при скользящем графике следует указать в графике отпусков сменщику начало отпуска с выходного дня. В этом случае полноценный отпуск будет составлять 14 календарных дней.
При рабочем графике 2/2 следует взять отпуск с общей смены, тогда оба сменщика будут отдыхать равное количество дней. Лучший и справедливый выход из ситуации – поделить со сменщиком отпуск на 2 раза, тогда вместо 14 дней, отдыхать они будут по 16 дней 2 раза в год.
Приведем пример. Если первый отпуск взять в количестве 12 дней с последнего рабочего дня, то работник будет отдыхать уже не 12, а 14 дней за счет еще 2 дней выходных, а второй этап отпуска взять на 16 рабочих дней + 2 выходных.
В итоге: документально, отпускные дни составляют 12 + 16 = 28 дней, а по факту получается 14 + 18 = 32 календарных дня. При этом общая сумма отпускных дней составит 32 дня, и все благодаря правильно подобранному отпуску с учетом выходных дней. Если подсчитать и взять обоим сменщикам отпуск в соответствии с графиком 5-дневной рабочей недели, они оба смогут отдохнуть 28 рабочих или 32 календарных дня.
И рабочие, и праздничные дни в обязательном порядке необходимо учесть при составлении графика отпусков и завизировать его подписью работодателя и печатью предприятия. При нарушении сроков утвержденного графика ежегодных отпусков и уклонении от требований ТК РФ ответственность могут понести как работодатель, так и сам работник, в зависимости от того, кто виноват.
Как рассчитываются отпускные
Расчет отпускных при суммированном учете рабочего времени производится точно так же, как и для людей, работающих в обычном рабочем режиме. Для подсчета суммы отпускных применяют высчитанное числовое значение среднедневной зарплаты. Для расчета средней заработной платы для отпускника (режим работы любой) суммируются фактически начисленные выплаты, в том числе премиальные, и отработанное им по факту время за предыдущий год от начала нынешнего отпуска. За один месяц можно взять не более одного вида выплат. Например, одну премию, если их было две. В понятие «календарный год» входит понятие «календарного месяца». «Календарный месяц» – это период с 1-го числа месяца по последний день месяца. Совокупность двенадцати «календарных месяцев» составляет «календарный год».
Если работник отработал полностью предыдущий «календарный год», то оплата отпуска при суммированном учете рабочего времени производится в таком порядке: общая сумма всех начислений за период делится на количество календарных дней за период и умножается на время отпуска (в календарных днях).
Например:
- Работнику, за предшествующий отпуску год была начислена заработная плата 420 000 рублей + 18 000 руб. премиальных + 5 000 руб. денежное поощрение за рационализаторское предложение. Итого, 443 000 рублей.
- Отработано 363 рабочих дня за год.
- Определяем среднегодичную зарплату за 1 день: 443 000 руб. делим на 363 дня (календарный год) = 1220,00 рублей.
- Высчитываем сумму отпускных: количество дней отпуска умножаем на 1220,00 руб. (среднюю зарплату за день).