Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Топ-7 программ для ведения складского учета интернет-магазина». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На прошлом уроке мы с вами рассмотрели основные средства: справочник «Основные средства», справочник «Способы отражения расходов», ознакомились со справочниками, имеющими отношение к этому разделу. Научились приходовать основные средства и выводит их в эксплуатацию.
Самоучитель 1С:Бухгалтерия 8
На данном уроке мы рассмотрим складские операции в программе 1С Бухгалтерия 8. Компании могут иметь несколько мест хранения. Тогда возникает необходимость перемещать товарно-материальные ценности с одного склада на другой склад. Для этого используется документ «Перемещение товаров».
В соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета хотя бы раз в год необходимо проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей на складах. Посмотрим, как отражаются в программе 1С Бухгалтерия 8 результаты инвентаризации товарно-материальных ценностей. Могут быть выявлены излишки или недостача. Разберем, как в 1С Бухгалтерии 8 отражается оприходование излишков ТМЦ и списание недостачи.
В конце выполним небольшое самостоятельное практическое задание.
Инвентаризация товаров на складе
Перейдем к инвентаризации ТМЦ.
Хотя бы раз год в соответствии с требованиями законодательства нужно проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Обычно такое мероприятие оформляется приказом по компании.
Так же определены и другие случаи проведения инвентаризации:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Документ «Инвентаризация товаров на складе» предназначен для проведения инвентаризации товаров, материалов и продукции на оптовых, розничных складах и в неавтоматизированных торговых точках, формирования и печати сличительной ведомости и инвентаризационной описи при проведении инвентаризации на складах организации, а также выписки актов списания и оприходования излишков на основании данного документа при наличии расхождений между фактическими и документально подтвержденными остатками номенклатурных позиций.
Инвентаризация может быть проведена по складу или по материально-ответственному лицу.
Если инвентаризация проводится по складу, то в шапке документа нужно указать Склад — место хранения, по которому проводится инвентаризация.
Если инвентаризация проводится по нескольким складам материально ответственного лица, то нужно указать Ответственное лицо, при этом склад заполнять не нужно.
На закладке Товары указывается список номенклатурных позиций и данные инвентаризации. Список номенклатурных позиций можно автоматически заполнить по данным бухгалтерского учета по кнопке Заполнить.
- Отклонение — фиксируется отклонение между фактическим остатком, зафиксированным в результате поведения инвентаризации, и остатком по данным учета.
- Количество — указывается фактическое количество товара, зафиксированное по результатам проведения инвентаризации.
- Учет. количество — отображается количество по данным бухгалтерского учета. Эти данные не редактируются.
- Сумма — указывается фактическая себестоимость товара по результатам проведения инвентаризации.
- Учет. сумма (сумма по данным учета) — отображаются данные о суммарной себестоимости, рассчитанной на основании введенных в информационную базу документов. Эти данные не редактируются.
На закладке Дополнительно указываются:
- Реквизиты приказа о проведении инвентаризации
- Состав инвентаризационной комиссии
При проведении инвентаризации на складе с видом «Неавтоматизированная торговая точка» дополнительно отображается графа Розн. цена (руб). В этой графе указывается продажная цена, которая будет заполняться в отчете о розничных продажах по результатам инвентаризации.
Для документа Инвентаризация товаров на складе предусмотрены следующие печатные формы:
- Инвентаризация товаров на складе
- ИНВ-3 (Инвентаризационная опись товаров)
- ИНВ-19 (Сличительная ведомость)
- ИНВ-22 (Приказ)
На основании документа Инвентаризация товаров на складе можно ввести следующие документы:
- Оприходование товаров
- Списание товаров
- Отчет о розничных продажах
Перейдем в раздел «Склад» журнал «Инвентаризация товаров» и создадим одноименный документ.
Провести инвентаризацию
- Дата: 01.02.2015
- МОЛ: директор
- Номенклатура: Бумага для принтера
- Фактическое количество: 10
- Проведение инвентаризации с 01.02.2015 по 01.02.2015
- Документ: Приказ № 1 от 31.01.2015
- Причина: Годовая
- Инвентаризационная комиссия: Директор, Председатель: Да
Сервис управления магазинами со звучным названием Антисклад часто применяют владельцы интернет-магазинов, а также предприниматели из розничной и оптовой торговли. Программа успешно работает со всеми моделями кассового и торгового оборудования.
Рассмотрим достоинства этого сервиса.
- Базы синхронизируются в реальном времени.
- Полная совместимость с ТО.
- Можно отслеживать финансы и анализировать выручку, прибыль, оборот, что позволяет контролировать продавцов и персонал.
- Есть функция SMS-информирования прямо внутри программы.
- Внутри все базовые функции для складского учета.
- Пробный тариф.
Основные функции систем учета
- систематизация материальных ценностей, отслеживание наличие товара на складе;
- создание персональной карточки каждого товара с описанием, количеством, передвижением и ценой;
- распечатка документов для первичного учета;
- работа с большим количеством данных;
- возможность вести аналитику продаж и заказов;
- простая передача данных по почте;
- возможность частично или полностью разграничить доступ;
- в некоторых программах встроена CRM-система для анализа эффективности менеджеров, продавцов и кладовщиков;
- оповещение о недостающих товарах на складе;
- формирование документации для бухгалтерии и поставщиков;
- разработка программы лояльности;
- работа с несколькими складами и магазинами;
- выгрузка данных из других форматов и баз данных;
- автоустановка продажной цены по вашей наценке и загрузка прайсов поставщиков.
Программы складского учета, интегрированные с бухгалтерией и платежными системами, фиксируют все факту движения денежного потока, как и товаров. Указывают — когда, по какой стоимости и в каком количестве был продан товар. Для оплаты достаточно выбрать кнопку, которая подтвердит поступление денежных средств. Оплату можно вводить частями, а получить подтверждение возможно, только если сумма поступивших денег сравняется или превысит ту, что указана в документе.
Также учетные сервисы фиксируют все долги (ваши и ваших клиентов). Для этого большая часть программ имеет отдельную вкладку, кнопку или форму. В ней будет указано название компании, документ, оплаченная и неоплаченная сумма. Также можно по названию фирмы узнать ее реквизиты.
Открывая магазин, важно на старте определиться с тем, кто будет отвечать за сохранность продукции и как вести складской учет. Если решите ограничиться табличкой в Excel, учтите, что в ней невозможно оперативно отслеживать остатки товаров, контролировать сроки годности и перемещения товаров, что чревато воровством и регулярным списанием просрочки.
Также ручной учет не позволяет увязать оффлайн-точку и интернет-магазин со складом, вести корректный учет при наличии нескольких магазинов, контролировать движение товаров со склада в магазин и обратно и так далее.
Более эффективный способ — использовать специальные сервисы для складского учета. С их помощью вы сможете анализировать товарооборот, планировать продажи, оформлять документы, а также работать с персональными скидками для клиентов.
Функции программы для учета продаж и товара на складе
Теперь поговорим о том, что должна «уметь» программа для учета продаж и товаров на складе. Пройдемся по списку функций, необходимых для автоматизации:
- Приемка, отгрузка, транспортировка.
- Инвентаризация.
- Адресное складское хранение продукции. Сюда относятся сразу несколько функций: учет поступлений, отслеживание товарных остатков; внутреннее перемещение и списание ТМЦ; поддержка нескольких локаций. Оптимально, если программное обеспечение «понимает» разницу между складами и «умеет» их виртуально разделять.
- Прайсчекер. Функция, без которой невозможна полноценная работа как склада, так и магазина. Идентифицирует продукт и отображает необходимые сведения: текущую цену, краткое описание, изображение.
- Мобильная печать. «Жизненно» необходима участникам «Честного ЗНАКа», работающим с маркировкой подконтрольной продукции. Удобна для: изготовления ценников, пользовательских этикеток, бирок с кодами-агрегаторами и другой этикеточной продукции.
- Моментальная выгрузка данных. Обязательная функция, сопутствующая интеграции специализированного софта со стационарной «товароучеткой» типа 1С.
- Поддержка шаблонов отчетов и документации. Большинство товароучетных операций предусматривает ЭДО — как внутренний (корпоративный), так и внешний, например, с «Честным ЗНАКом» или ЕГАИС. Без встроенного редактора форм и макетов (включая этикетки и ценники) использовать программное обеспечение затруднительно.
Программа для кладовщика — организация работы на складе
DataMobile версии Online Lite — полноценная виртуальная адресная складская локация в реальном времени. Поддерживает функции младших версий плюс защищает соединение при переходе из онлайна в офлайн, исключая потерю данных.
Максимальную функциональность имеет DataMobile Online, дополненная возможностями:
- онлайн-работы на принт-сервере;
- моментального апдейта файлов на ТСД при коррекции в «товароучетке»;
- коллективной онлайн-работы с документацией и отчетами;
- демонстрации значка номенклатуры, загруженного из «товароучетки»;
- онлайн-генерации штриховых кодов — непосредственно на ТСД.
Проблемы, которые решает автоматизация бизнес-процессов интернет-магазина
Несмотря на бурный рост технологий, сегодня на рынке продолжают работать интернет-магазины (и их не одна сотня), работники которых, перед тем как ответить клиенту о наличии или отсутствии какой-либо продукции, вынуждены всякий раз открывать таблицы Excel или звонить логисту.
Разговаривая с очередным покупателем, менеджер не может видеть все его заказы, не знает, что можно предложить в качестве дополнительного товара.
Завершив сделку, работник вынужден тратить время на заполнение документов в текстовом редакторе: счетов, накладных, договора купли-продажи.
Пожалуй, без работы в ручном режиме невозможно обойтись при запуске интернет-магазина, когда только происходит налаживание всех процессов, например взаимодействие с компаниями-поставщиками. В этот период клиентов еще мало и обслуживанием может заниматься непосредственно собственник.
Когда же продажи начинают расти, из-за постоянной проверки наличия товаров, нарастающего количества мелких вопросов, проблем с поставками рабочий процесс становится почти неуправляемым. Кроме того, трудно оценить эффективность рекламной кампании магазина, нет возможности анализировать, какой вид рекламы лучше работает.
Простые операции типа подсчета выручки и прибыли можно посчитать с помощью калькулятора и Excel. Однако автоматизация интернет-магазина становится насущной задачей, когда прибыль достигает 40–50 тысяч рублей, что позволяет передать часть обязанностей наемным сотрудникам.
Необходимо переходить на более высокий уровень с помощью автоматизации бизнес-процессов, если вы постоянно сталкиваетесь с такими проблемами, как:
-
многочисленные ошибки продавцов при оформлении документов на покупку, путаница при сортировке;
-
постоянные несовпадения в наличии товаров на складе;
-
излишняя нагрузка на работников бухгалтерии интернет-магазина;
-
менеджеры не успевают за увеличением покупательской активности;
-
трудно отследить спрос на конкретные виды товаров;
-
затруднен процесс отслеживания доставки продукции;
-
возрастающий трафик вызывает ухудшение работы сайта.
Автоматизация интернет-магазина устранит приведенные выше негативные моменты и приведет к более эффективной организации бизнеса благодаря:
-
легкому сбору и обработке данных;
-
возможности быстро собрать и оценить все бизнес-показатели;
-
предотвращению краж товаров работниками;
-
разработке программы, повышающей лояльность покупателей к магазину;
-
применению системы, объективно оценивающей работу отдельного менеджера.
Одна из популярных ошибок предпринимателей заключается в том, что они неправильно подходят к процессу интеграции инструментов автоматизации в модель интернет-магазина.
Многие спешат с внедрением и упускают большое количество важных деталей, которые сильно влияют на конечный результат. И в итоге получают совсем не тот уровень автоматизации, который видели в примерах.
Прежде чем добавлять сервис или софт в процессы торговой площадки, важно провести анализ. И выполнять остальные шаги только если есть чёткая уверенность в том, что всё пройдёт гладко.
Этапы автоматизации можно разбить на следующую последовательность шагов:
- Определить цели. Делать автоматизацию только потому что это модно нет смысла. Надо понять, какие задачи закроют сервисы и на какие аспекты необходимо выделить больше времени.
- Выбрать ответственных сотрудников. Интеграцию лучше поручить опытному специалисту, который знает как делать подобные задачи.
- Найти оптимальные инструменты. На рынке большой выбор и есть риск неправильно расставить приоритеты.
- Составление плана внедрения. Подключить любой сервис можно за пару дней, но он должен работать идеально. Понадобится план с конкретным списком действий.
- Мониторинг ситуации. Какое-то время нужно следить за тем, чтобы интегрированные инструменты работали в нужном ключе.
- Оптимизация системы. Даже самый идеальный механизм можно периодически улучшать.
Предприниматели часто допускают ошибки при работе с инструментами автоматизации и обнаруживают их уже тогда, когда они повлияли на эффективность работы магазина.
Важно по максимуму защититься от проблем и минимизировать риски для клиентов. Если проблему заметят слишком поздно, придётся экстренно находить пути решения и они очень часто несут в себе финансовые потери.
Распространённые ошибки предпринимателей в плане автоматизации:
- выбор нерелевантных инструментов;
- фокус на стоимости сервисов;
- переоценка возможностей инструментов;
- игнорирование реальных проблем магазина;
- отсутствие постоянного контроля.
МойСклад для оптовой торговли
МойСклад с точностью отображает количество товаров на складе, в том числе товары в резерве. В сервисе можно работать с договорами, прайс-листами, клиентской базой, печатать накладные и другие необходимые документы. Ведется статистика продаж, накапливается финансовая аналитика. Есть поддержка мультивалютности.
Для оптовой торговли МойСклад позволяет:
- вести учет товаров по серийным номерам и штрих-кодам;
- обрабатывать заказы;
- резервировать товары на складах;
- работать с документами;
- вести статистику продаж;
- контролировать взаиморасчеты;
- работать с клиентской базой;
- делать рассылки через почтовые сервисы.
Недорогая система для многих предпринимателей может стать первой ступенькой после учета товаров в Excel. Ее функционал ограничен, но есть все необходимое:
- учет товара в режиме реального времени, который не даст продать отсутствующий товар;
- контроль за движением наличных и безналичных средств;
- поддержка хранения документации при взаиморасчетах с контрагентами.
В программе есть поддержка учета по штриховому коду с помощью сканера, возможность ведения анализа продаж.
Контроль работы магазина
Когда все процессы автоматизированы, вам легко контролировать сотрудников и управлять торговыми операциями через свой личный кабинет товароучетного сервиса. В личный кабинет вы можете заходить с компьютера, планшета или смартфона.
Вы получаете полезную информацию:
-
о времени открытия и закрытия смен в каждом магазине;
-
продажах и возвратах;
-
размере выручки и наличности в кассе;
-
выдаче денег из кассы;
-
возвратах;
-
остатках и др.