Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Факсимиле страховой полис — законодательство и судебные прецеденты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Факсимиле с юридической точки зрения
Факсимиле вступает в юридическую силу в следующих случаях:
- договорные отношения, не выходящие за рамки гражданско-правовых;
- двустороннее соглашение об использовании таких подписей;
- при включении в договор пункта об использовании этой практики.
Суд не признаёт юридическую силу некоторых документов, завизированных такой подписью:
- доверенности;
- платёжные документы;
- первичная бухгалтерская отчётность;
- товарные накладные;
- финансовые документы (счета, счёт-фактура и так далее);
- банковские документы;
- письма и иные документы, направленные в государственные ведомства.
Вексель является разновидностью ценной бумаги (ст. 143 ГК РФ). В п. 1 совместного Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 33 и Пленума ВАС РФ N 14 от 04.12.2000 указано, что вексельные сделки (в том числе сделки по выдаче, акцепту, индоссированию, авалированию векселей) регулируются нормами специального вексельного законодательства. Вместе с тем на указанные сделки распространяются и общие нормы гражданского законодательства о сделках и обязательствах.
Можно было бы предположить, что положения п. 2 ст. 160 ГК РФ (о возможности использования факсимиле) применяются и к векселям. Но при подписании векселей нужно руководствоваться прежде всего нормами специального вексельного законодательства. В п. п. 1 и 75 Положения о переводном и простом векселе перечислены реквизиты (сведения), которые должны содержаться в переводном и простом векселе. При этом указано, что на векселе должна быть подпись того, кто выдает вексель (векселедателя). Иными словами, использование факсимиле на векселе не допускается.
Утверждено совместным Постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.1937 N 104/1341.
На необходимость личной подписи векселедателя на векселе указал также Президиум ВАС РФ в п. 1 Информационного письма от 25.07.1997 N 18. В нем, в частности, отмечено, что при отсутствии на векселе собственноручной подписи векселедателя вексель признается составленным с нарушением формы. Выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, расценивается как отсутствие соответствующего реквизита. Отсутствие на векселе подписи лица, выдавшего вексель, является дефектом формы векселя и, значит, не влечет обязательств по такому векселю.
Акты сдачи-приемки работ (услуг), товарные и товарно-транспортные накладные
Акты сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг), товарные, товарно-транспортные накладные являются первичными учетными документами. Они должны отвечать требованиям, установленным в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Поскольку унифицированные формы товарной накладной и товарно-транспортной накладной утверждены, эти документы необходимо составлять по данным типовым формам . Унифицированная форма акта сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг) не установлена. Значит, акты составляются в произвольной форме и должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Форма товарной накладной (форма N ТОРГ-12) утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, форма товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т) — Постановлением этого же ведомства от 28.11.1997 N 78.
Примечание. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, а документы, форма которых не установлена, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Одним из обязательных реквизитов первичных учетных документов являются личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение конкретной хозяйственной операции и правильность ее оформления. Таким образом, первичный документ, подписанный с помощью факсимиле, нельзя принять к налоговому и бухгалтерскому учету.
Порядок использования факсимиле в организации
Итак, проставление на некоторых видах документов факсимильной подписи признается аналогом собственноручного подписания этих документов. Следовательно, документы, подписанные с помощью факсимиле, имеют для организации и ее контрагентов юридическую силу. Вместе с тем наличие факсимиле в компании несет риски его недобросовестного использования, что может причинить сторонам имущественный ущерб. Как защититься от этого?
Прежде всего необходимо максимально ограничить число должностных лиц, имеющих право пользования факсимиле. Для этого следует приказом руководителя организации утвердить перечень таких лиц. Целесообразно также разработать инструкцию по применению факсимиле. В ней нужно указать:
- порядок изготовления и уничтожения факсимиле;
- порядок учета, выдачи, использования и хранения факсимиле;
- перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле;
- перечень лиц, ответственных за хранение и надлежащее использование факсимиле;
- подробный список документов, на которых разрешено использовать факсимильные подписи (с указанием лиц, имеющих право ставить факсимильные оттиски подписей на конкретных видах документов);
- порядок контроля за целевым использованием факсимиле;
- периодичность и порядок проведения проверки (инвентаризации) факсимильных клише.
Кроме того, все факты использования факсимиле и его передачи внутри организации можно фиксировать в специальном журнале учета факсимиле.
Факсимильная подпись на первичных документах
Контролирующие инстанции выразили свою позицию относительно легитимности применения клише в соответствующих Письмах. В частности, в разъяснениях говорится о том, что не допускается факсимильная подпись на первичных документах, счетах-фактурах, доверенностях, платежных и прочих имеющих финансовые последствия бумагах. Судебная практика, однако, достаточно неоднозначно подходит к рассмотрению этого вопроса. Большинство Арбитражных инстанций придерживается позиции контролирующих органов. Однако в одном из Постановлений ФАС по Уральскому округу отметил, что апелляционной инстанцией со ссылкой на ст. 160, ч. 2 было верно указано на отсутствие в действующем законодательстве норм, которые устанавливали бы запрет либо ограничение на применение клише при заключении актов по форме КС-2, договора подряда и составлении справок по ф. КС-3.
На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.
Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.
В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.
Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.
Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.
Что такое факсимиле? Это очень интересный вопрос, ответ на который знают, конечно же, не все. Закон не содержит понятия факсимиле, тем не менее указанный термин используется в хозяйственной деятельности многих предприятий.
Факсимиле – это штамп, на котором в зеркальном отображении расположена подпись ответственного лица (например, начальника отдела или руководителя всего предприятия).
Его наличие очень выручает в том случае, когда на служебной документации необходимо проставление большое количества подписей уполномоченного лица.
К сожалению, не всегда сотрудники организаций и даже сами руководители предприятий знают о том, когда применение факсимиле допустимо, а когда проставление оттиска подписи не имеет юридической силы. Данный факт нужно учитывать.
Когда же все-таки допустимо применение факсимиле? В законодательстве нет четкого ответа на данный вопрос. Организация может самостоятельно разработать и утвердить положение о факсимиле, а также порядок использования факсимиле.
Подписи такого вида на первичных документах и при заключении сделок возможны только в случаях, установленных законом или соглашением сторон.
Хотя коммерческие кампании из-за наличия большого количества документов просто не могут обойтись без такого штампа.
Еще раз хотелось бы вернуться к вопросу о том, что такое факсимиле и для чего оно предназначено. Ответ в данном случае очень прост.
Факсимиле – это точное воспроизведение подписи уполномоченного лица, изготовленное в виде оттиска печати. Многие граждане и даже организации иногда не могут отличить проставленный на документах штамп от настоящей подписи.
Тем не менее это не значит, что факсимиле можно использовать на всех исходящих документах.
Можно ли использовать данный оттиск подписи должностного лица при оформлении доверенностей? Ответ на указанный вопрос будет отрицательным. В подтверждение этому служит Письмо МНС РФ № 18-0-09/000042.
Поэтому, даже при оформлении дубликата доверенности, факсимиле использовать запрещено. Это нужно знать всем руководителям организаций.
Что такое факсимиле? Хотелось бы еще раз вернуться к данному вопросу. Факсимиле называют оттиск подписи руководителя, который представляет собой небольшой штамп прямоугольной формы.
Его использование при оформлении первичной бухгалтерской документации запрещено законом. Потому что данные документы должны быть подписаны лично руководителем фирмы или главным бухгалтером.
В противном случае, у налоговой службы могут возникнуть обоснованные претензии к налогоплательщику. Это нужно учитывать.
Факсимиле — от древности до наших дней
Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.
Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.
В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.
Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.
Использование факсимиле в договорных отношениях
Применять копию подписи можно и на основании соглашения сторон. Однако многие контрагенты опасаются использовать факсимиле. Юридическая сила у него будет только в одном случае: участники сделки могут указать в договоре, что в дальнейшем они могут использовать факсимиле
Но сам договор с помощью него они подписать не могут, на этом акцентируют внимание финансовые, судебные и налоговые органы
То есть само соглашение должно быть подписано только собственноручно, но в дальнейшем, если стороны укажут это в договоре, они могут использовать и факсимиле. На договоре такой штамп использовать нельзя, это подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс. В данном нормативном акте указано, что в качестве доказательств в арбитражном суде могут рассматриваться документы, подписанные факсимиле, но с условием, что стороны договорились о его использовании в соглашении.
Особенности создания клише
Чтобы применять факсимильную подпись и соблюдать при этом требования, установленные в законодательных нормах, необходимо, чтобы она была качественно изготовлена. Оснастка, которую применяют при создании клише, выдерживает высокое давление и обеспечивает защиту оттиска от механических повреждений. Для этого используется высокотехнологичный GRM элемент. Он снабжается специальным механизмом, ограничивающим силу прижатия. Размер оснастки зависит от величины автографа. GRM элемент позволяет получить четкий и не раздавленный оттиск. В целом изготовление факсимильной подписи не сопровождается серьезными сложностями, кроме некоторых технических тонкостей, которые имеют место в ходе процесса. Сначала осуществляется сканирование автографа. Под образец изготавливается клише. Выглядит оно, как правило, в виде печати-штампа. Оснастка может быть простой (металлической или пластмассовой) либо автоматической. Перед тем как начать изготовление компания должна взять с заказчика факсимиле письменное разрешение на это.
Небольшая характеристика
Факсимиле на документах может заменить личную подпись уполномоченного лица только в том случае, когда это предусмотрено законом или определенным соглашением сторон при заключении сделки. Например, если муниципальное учреждение оказывает образовательные услуги на безвозмездной основе, то при заключении соглашения исполнитель, как одна из сторон договора, может воспользоваться факсимиле. В этом нет ничего противозаконного.
Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.
Использование факсимиле при оформлении доверенностей также является недопустимым. Это связано с тем, что доверенность – важный юридический документ, который содержит в себе полномочия одного лица представлять интересы другого перед государственными органами и организациями. Из этого следует, что доверенность может быть подписана только руководителем организации лично, без использования кем-либо факсимиле. Данное правило очень важно и его соблюдение поможет избежать множества неприятностей.
Акты сдачи-приемки работ (услуг), товарные и товарно-транспортные накладные
Акты сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг), товарные, товарно-транспортные накладные являются первичными учетными документами. Они должны отвечать требованиям, установленным в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Поскольку унифицированные формы товарной накладной и товарно-транспортной накладной утверждены, эти документы необходимо составлять по данным типовым формам . Унифицированная форма акта сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг) не установлена. Значит, акты составляются в произвольной форме и должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Форма товарной накладной (форма N ТОРГ-12) утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, форма товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т) — Постановлением этого же ведомства от 28.11.1997 N 78.
Примечание. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, а документы, форма которых не установлена, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Одним из обязательных реквизитов первичных учетных документов являются личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение конкретной хозяйственной операции и правильность ее оформления. Таким образом, первичный документ, подписанный с помощью факсимиле, нельзя принять к налоговому и бухгалтерскому учету.
Как избежать неблагоприятных последствий
При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Откажитесь от факсимиле в первичных учетных документах
Компании иногда применяют факсимильную подпись, когда подписывают первичные учетные документы, которые потом представляют в налоговые органы. Как правило, налоговики заявляют, что закон не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. В документах бухгалтерского учета должны быть личные подписи.
Если компания отступает от этих правил, ей отказывают в применении налоговых вычетов. Суды в таких случаях поддерживают позиции налоговиков.
Также не стоит полагаться на факсимильные подписи, если доказываете в рамках налогового спора факты реальности выполнения работ, оказания услуг или поставки товаров конкретным контрагентом. Налоговые органы и суды в таких случаях еще больше сомневаются в реальности взаимоотношений между налогоплательщиком и его спорным контрагентом.