Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист. Изменения с 1 марта 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оборот на предприятии путевых листков должен находиться под строгим учетом руководителя и бухгалтерии. До 1997 года правила ведения журнала были унифицированы и оформлялись по форме №8, однако после 2013 года точное соответствие стало необязательным, но желательным.
Несмотря на то, что с 2013 года использование унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом, не является обязательным, предприятия по-прежнему широко используют форму №8 Журнала учета движения путевых листов. Вне зависимости от того, использует ли организация установленную форму или решила разработать свою, это потребуется зафиксировать в учетной политике.
На нашем сайте можно скачать образец и бланк журнала для использования в работе. На титульном листе журнала потребуется указать:
- наименование организации, ее адрес;
- код по ОКПО;
- крайние даты (дата внесения первой и последней записи в журнал);
- ФИО ответственного листа.
В самом журнале указываются:
- номер листа;
- дата выдачи;
- ФИО водителя, табельный номер;
- гаражный номер автомобиля/автобуса/грузового ТС;
- примечание.
Срок хранения журнала составляет 5 лет с момента последней записи в нем (столько же хранятся путевые листы). По указанию руководителя организации журнал может храниться дольше, но меньший срок хранения нежелателен.
Обязательно ли вести журнал
Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы. Также путевые листы служат для начисления заработной платы водителям и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 , утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.
Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2021 году.
Журнал предназначен для контроля за движением путевых листов. По нему можно проследить, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли они их сдали в бухгалтерию.
Общее понятие путевого листа
Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя.
О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:
- Название документа.
- Номер документа в хронологическом порядке.
- Срок действия.
- Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
- Тип и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный знак авто.
- Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
- Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
- Ф.И.О. водителя.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
- Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
- Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.
ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.
Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2021 году».
Кто заполняет и образец
Обязанность по ведению учета путевых листов в специализированном журнале может быть возложена на работника, назначенного приказом руководства, либо на служащего, в чьи должностные обязанности, обозначенные в трудовом договоре, входят функции по ведению учетных ведомостей в организации.
Чаще всего подобная работа выполняется бухгалтером, кадровиком или секретарем-делопроизводителем. При отсутствии лица, осуществляющего ведение такой ведомости внутри предприятия, договор может быть заключен со сторонними организациями, обслуживающими автотранспортные средства, при условии, что в таком договоре будет предусматриваться пункт о необходимости ведения учета.
Журнал учета путевых листов (Форма 8): бланк и образец заполнения скачать
Журнал учета путевых листов: образец заполнения
|
№ п/л |
Дата выдачи п/л |
Водитель |
Гаражный № ТС |
Подпись |
Примечание |
|||
|
ФИО |
таб. № |
водителя в получении п/л |
диспетчера и дата приемки п/л и документов от водителя |
бухгалтера и дата приемки п/л |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
0001 |
10.01.2017 |
Сергеев Антон Михайлович |
941 |
0025 |
роспись водителя |
10.01.2017 подпись диспетчера |
13.01.2017 подпись бухгалтера |
заполняется при особенностях маршрута и т.п. |
|
0002 |
10.01.2017 |
Першин Андрей Викторович |
856 |
0034 |
роспись водителя |
10.01.2017 подпись диспетчера |
13.01.2017 подпись бухгалтера |
Если на балансе организации имеются транспортные средства и их используют в предпринимательской деятельности, компания вправе списать часть производственных затрат на обслуживание этой техники. Но НК РФ позволяет налогоплательщикам не учитывать при налогообложении прибыли расходы только при наличии документации, подтверждающей траты.
В транспортной сфере одним из первичных документов, которые подтверждают производственные расходы, является путевой лист (путевка). Его форму компании утверждают самостоятельно, но следят, чтобы в документе присутствовали все обязательные реквизиты, прописанные в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.
Путевка — не единственный документ, который требуют при проверках. Среди запрашиваемых бумаг еще есть журнал учета выдачи путевых листов — отдельная книга, куда заносят всю информацию о маршруте поездки, водителе, используемом транспортном средстве.
Из норм Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 следует, что журнал путевых листов обязателен для всех собственников транспортных средств.
Оформление путевых листов: топ‑8 практических ситуаций
В путевом листе появился новый реквизит – «Сведения о перевозке». В нем отражают информацию о видах сообщения и видах перевозок.
Например, вид сообщений – пригородное, междугородное, международное сообщение, а вид перевозки – регулярные пассажирские, перевозки по заказам и т. д. (ст. 4 и 5 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В 2020 году компании и ИП такой реквизит в листах не указывают.
По новым правилам в сведениях о транспортном средстве нужно указывать дополнительные данные – марку транспортного средства. Ранее Минтранс хотел видеть в этом поле только тип и модель.
Кроме того, правила дополнили новым порядком отражения показаний одометра. В 2021 году эти данные надо приводить как при выезде транспортного средства с парковки, так и при заезде на парковку. В действующем в 2020 году приказе есть условие, что показания отражают только при выезде с парковки.
В 2021 году компании и ИП должны проставлять отметку «выпуск на линию разрешен». В действующих в 2020 году правилах этого нет.
Кроме того, в новом приказе уточнили, что контроль технического состояния проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств. Сейчас это должен делать контролер технического состояния ТС.
Порядок дополнили правилом, что журнал можно вести на бумаге или в электронной форме. Страницы бумажного журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, организация или ИП должны обеспечить возможность его печати.
Кроме того, электронный журнал надо будет заверять усиленной квалифицированной электронной подписью. В действующем порядке такие правила не прописаны.
Электронный учет путевых листов на предприятии
Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.
Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.
Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.
Что собой представляет журнал учета движения путевых листов
Применение такого учетного документа обладает сразу несколькими преимуществами, которые делают использование журнала полезным даже для тех фирм, которые не обязаны это делать. В частности, он дает возможность контролировать своевременность и порядок оформления путевок и более оперативно проверять списание горюче-смазочных материалов. Типовая межотраслевая форма № 8(ОКУД 0345008) представляет собой сшитые в виде книги листы, на которых нанесена таблица из девяти колонок. Каждая организация может разработать и использовать свою форму этого документа, поскольку его бланк является рекомендуемым и обязательным. Разработка своей таблицы позволит расположить колонки в удобном порядке, убрать ненужные данные и добавить актуальные. В типовом бланке, в частности, указывается:
- номера путевого листа и даты его выдачи;
- табельный номер и ФИО водителя транспортного средства;
- гаражный номер транспортного средства (указание регистрационного государственного номера в типовой форме не предусмотрено, но его можно учесть в своем бланке);
- подпись водителя о получении путевки;
- подпись лица, уполномоченного на выдачу и приемку путевки (диспетчера);
- дата приемки листа и подпись бухгалтера;
- графа для примечаний.
Заполнять журнал учета путевых листов, скачать типовой бланк которого можно в конце статьи, необходимо в порядке, установленном приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г., № 152 . Этот порядок является единым для всех пользователей транспортных средств.
Для чего нужен журнал, его значение
Прежде чем допустить транспортное средство до работы, специалисты предприятия должны убедиться в том, что его техническое состояние соответствует установленным нормам, что в машине отсутствуют повреждения, поломки и неисправности, которые могут привести к внештатным ситуациям на дороге, авариям и т.д.
При осуществлении этой процедуры проверяются комплектность, технические узлы, элементы и детали автомобиля, осматривается его внешний вид. Обязательно обследуется рулевое управление и тормозная система, а также система оптики и зажигания. Только при условии, что все вышеозначенные параметры находятся в удовлетворительном состоянии, автомобиль может выйти на линию, в противном случае его отправляют либо на станцию технического обслуживания, либо в гараж на восстановление.
В журнале учета отмечается техническое состояние машины, время ее выхода и возврата с линии, показания спидометра и т.д.
Благодаря данному документу в компании осуществляется аналитика работы транспортных средств, включающая в себя информацию о расходовании горючего, контроль за соблюдением режима труда водителя, правильность эксплуатации автомобиля, проводимые ремонтные работы и т.д. Таким образом, в первую очередь этот журнал является документом, на основе которого (в числе прочих) осуществляется организация безопасности правил дорожного движения на предприятия.
Кроме того, в случае каких-то аварий, произошедших по вине водителя автомобиля, журнал позволяет обосновать взыскание с него нанесенного ущерба, поскольку в нем указывается состояние машины как в момент выхода на линию, так и во время возврата в гараж.
Приказ Министерства транспорта РФ от 15 января 2021 г. № 9 “Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств”
В соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 50, ст. 4873; 2018, N 45, ст. 6841) и пунктом 1 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3342; 2019, N 1, ст. 10), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств.
2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 сентября 2021 г. и действует до 1 сентября 2027 г.
| Министр | В.Г. Савельев |
Зарегистрировано в Минюсте РФ 27 мая 2021 г.
Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:
- Название документа.
- Номер документа в хронологическом порядке.
- Срок действия.
- Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
- Тип и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный знак авто.
- Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
- Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
- Ф.И.О. водителя.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
- Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
- Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.
ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.
Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2020 году».