Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить путевой лист». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.
Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней
Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:
- Название организации;
- Сведения о работнике и основная информация о его должности;
- Дата выхода на работу;
- Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.
Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.
Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.
Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.
Штрафы назначают, когда путевой лист:
- отсутствует — во время рейса он обязательно должен быть у водителя. При этом нет разницы, что и как транспортируется — груз или пассажиры, на арендованном или собственном автомобиле организации, каким видом транспорта. Если путевого листа нет, инспектор может подумать, что работодатель не проводит предрейсовые медосмотры водителей и техосмотр транспорта. За такие нарушения тоже назначается штраф;
- неправильно оформлен — штраф выписывают за ошибки по двум моментам. Во-первых, если медработник не указал дату и время проведения медосмотра водителя, а также свою подпись с расшифровкой и штамп в специально предназначенной для этого графе («предрейсовый медицинский осмотр»). Во-вторых, если работник, проводящий техосмотр автомобиля, не указал дату и время проведения осмотра, свою подпись с расшифровкой и пометку о выпуске ТС на линию;
- не подтверждает расходы на ГСМ — в путевом листе должны указываться обязательные реквизиты, соответствующие требованиям Приказа Минтранса от 11.09.2020 г. № 368. Эти моменты контролирует ИФНС, и когда при проверке выявляется, что путевого листа нет или он неправильно оформлен, компания не сможет доказать свои расходы на ГСМ. Тогда ИФНС подозревает налогоплательщика в занижении прибыли.
Как составить путевой лист на месяц
В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.
Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.
Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:
- обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
- обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.
Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:
- указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
- отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.
Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.
ОБРАБОТКА ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ
Путевой лист остается у предприятия-перевозчика и служит основанием для учета транспортной работы автомобиля. В этой статье мы не будем подробно разбирать вопросы таксировки, нормирования расходов топлива и исчисления зарплаты водителя.
Напомним лишь, что фактическое количество израсходованных ГСМ при покупке за наличный расчет подтверждается путевым листом и чеками ККМ, которые сдаются в бухгалтерию (с авансовым отчетом) и позволяют списать эти расходы на себестоимость. Наличные деньги на закупку ГСМ выдаются водителю под отчет. После истечения установленного приказом руководителя срока водитель составляет авансовый отчет по форме N АО-1.
При обработке путевых листов расход горючего определяется по общему пробегу и/или выполненной работе автомобиля в тонно-километрах за день (смену). При подведении итогов работы на оборотной стороне путевого листа в разделе «Расход горючего» указываются наряду с фактическими расходами ГСМ также расходы по нормам, установленным в организации.
Путевой лист грузового автомобиля — 2021
Сразу стоит оговорить, что путевой лист оформляет не один бухгалтер. Ответственным за путевой лист должен быть и водитель. Также его заполняют механик и диспетчер-нарядчик. Диспетчер либо уполномоченное руководителем организации лицо в соответствующих графах указывает: наименование, адрес и номер телефона организации, марку и государственный номерной знак автомобиля, Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения и его класс.
Если организация проводит лицензируемые виды перевозок, в строке «Лицензионная карточка» заполняются соответствующие данные.
В разделе «Задание водителю» диспетчер должен указать, в распоряжение какого подразделения поступает автомобиль и адрес подачи. Механик же указывает количество пройденных километров по данным спидометра, соответственно на момент выезда из гаража и при возвращении. Количество пройденных километров при возвращении в гараж должно соответствовать показаниям спидометра при выезде из гаража в следующий рабочий день.
Самое трудное для бухгалтера — добиться от всех ответственных лиц правильного заполнения путевого листа.
Чтобы избежать возможных ошибок, которые впоследствии могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, разберем порядок заполнения путевого листа на примере.
Пример
Основным видом деятельности ООО «Гравицаппа» является продажа мелких деталей для двигателей. Для служебных поездок по городу и области руководители и менеджеры используют легковые автомобили. Услуги сторонним организациям по перевозке пассажиров не оказываются.
14 февраля 2009 года менеджер ООО «Гравицаппа» И.М. Семенов отправился на задание. Организация использует унифицированную форму путевого листа (форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). Заполненный документ можно посмотреть здесь. Затраты по эксплуатации автомобилей списываются в расходы, которые уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Итак, проведем работу над ошибками по путевому листу ООО «Гравицаппа». Места, где при заполнении допущены ошибки, указаны цифрами на документе 1.
Обращаем внимание, что наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов не допускается.
Ошибка 1. Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие.
Ошибка 2. Не указано время возвращения. Отсутствие данных в графе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Если время не проставлено, то возникнет расхождение между данными лицевой стороны путевого листа и оборотной.
Ошибка 3. Данные о выданном бензине не указаны. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету.
Ошибка 4. В графе «Расход: по норме» не проставлен норматив расхода топлива автомобиля. Несмотря на то что в Налоговом кодексе речь о каком-либо лимите затрат на топливо не идет, налогоплательщикам все же лучше использовать нормативы, утвержденные Минтрансом России, либо воспользоваться заводскими нормами расхода топлива.
Ошибка 5. Строки в графах «Место отправления и назначения» заполнены не верно, так как указаны лишь названия организаций. Здесь надо детально указать город, улицу, если можно, название организации. Пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Причем надо избегать общих слов в документе. В частности, в него не следует вносить нераскрытые маршруты: «по городу», «по району», «по области». Ведь из них нельзя понять, обоснованно списан бензин или нет. В путевом листе либо приложении к нему необходимо отдельно расшифровывать каждую поездку.
Ошибка 6. На оборотной стороне путевого листа не прописано время возвращения водителя. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя. Можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько ушло времени на дорогу. Поэтому без этих данных в путевом листе не обойтись.
Ошибка 7. Не указан километраж. Необходимо отражать пройденный километраж для каждого пункта назначения. Это можно сделать по показаниям спидометра.
Перечисленные выше ошибки в документе исправимы. Порядок исправлений в путевых листах определен в пункте 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). Изменения в первичных учетных документах должны быть подтверждены подписями соответствующих лиц и датами исправлений. Так, например, исправления в путевом листе показаний счетчика пройденного пути на конец рабочего дня нужно подтвердить подписями соответствующих должностных лиц: водителя и механика (или иного уполномоченного лица).
Правильная форма заполненного путевого листа для ООО «Гравицаппа» показана здесь.
внимание
Выписывать путевой лист должны не только автотранспортные организации, а также организации, у которых есть автомобили, но деятельность не связана с перевозками.
В организации нет собственного водителя. В этом случае следует подготовить внутренний документ (приказ) для работников, которые в целях производственной необходимости будут использовать служебный автомобиль. В приказе должны быть прописаны: работник и его должность, производственная необходимость использования автомобиля (или ссылка на должностные инструкции), номер и марка машины.
Из этих сведений можно сделать вывод, для каких служебных обязанностей сотруднику необходим автомобиль. Также одно транспортное средство может быть «закреплено» за несколькими лицами.
Этот приказ нужен для того, чтобы у налоговых инспекторов не возникло лишних вопросов по поводу использования служебного транспорта лицами, деятельность которых не подразумевает производственную необходимость разъездов на автомобиле.
В организации есть водитель. Если заработная плата начисляется исходя из фиксированного оклада, то составлять свою форму путевого листа за неделю или месяц никак не повредит. А если зарплата повременная или сдельная, то необходимо внести в путевой лист раздел расчета заработка. В нем должно быть указано время выезда и возвращения из каждой поездки, километраж.
Если заработная плата работника рассчитывается исходя из времени или километража, то в соответствующих графах должна проставляться тарифная ставка и рассчитываться зарплата.
Таким образом, каждая организация, использующая в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, обязана правильно и полно оформлять путевые листы легкового автомобиля, содержащие необходимую информацию о его использовании. Иначе учиться придется на собственных ошибках.
Показатель рациональной эксплуатации автобусного парка
Один из показателей эффективности эксплуатации автобуса – коэффициент полезного использования общего пробега:
Для автобусов междугородного сообщения в автомобиледни учитываются все дни, проведенные в командировке. Из этих дней вычитают только дни целодневных простоев. Делением нормы пробега до технического обслуживания на среднесуточный пробег определяют периодичность проведения ТО.
Определить среднесуточный (Lсс) пробег автобуса, зависящий от производительного (Lг), холостого (Lх), нулевого (L) пробега, можно по формуле:
Величина ß в пределах всего АТП зависит от взаимного расположения и размеров пассажиропотоков, размещения пунктов заправки топливом, качества суточного планирования выхода транспорта на маршруты.
Как заполняется путевой лист
Перечислим некоторые особенности составления путевых листов. Так, очевидно, что путевой лист оформляется перед выездом водителя на маршрут. Если этого документа не будет, ГИБДД выпишет штраф.
Отметки о предсменном техническом контроле ставятся вместо отметки о предрейсовом контроле в случае, когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу.
При посменной работе нескольких водителей на одном транспортном средстве путевые листы можно выписать на каждого из них. Но делать это необязательно, так как в одном ПЛ можно указать несколько водителей.
Если составляется несколько путевых листов, время выезда и показания одометра на выезде можно отметить в первом из них, а время возвращения и новое значение пробега — в последнем.
Лица, заверяющие данные в путевом листе, должны после подписи указывать свою фамилию и инициалы. Таким способом заверяются:
Учебное пособие Грузоперевозки Тереньтьев — Стр 8
|
tн = (lн1 +lн2)/Vт, |
(75) |
где lн1 – длина первого нулевого пробега, км;lн2 – длина второго нулевого пробега, км.
3. Количество оборотов, выполняемых автомобилем на маршруте,
|
определяется по формуле: |
|
|
Zоб= Тм/ tоб, |
(76) |
|
Количество оборотов на маршруте округляется до целого числа. |
|
|
4. Производительность автомобиля в тоннах за оборот определяется по |
|
|
формуле: |
|
|
Uоб =q · (γc1 +γc2), |
(77) |
Пример расчета путевого листа
Для примера возьмем автомобиль марки ГАЗ 3307, который осуществлял перевозку грузов по городу Москве. Базовая величина расхода топлива для этого автомобиля равняется 21 л на 100 км пути, поправочный коэффициент для городов-миллионников равен 10% или 0,01.
В путевом листе указаны следующие параметры:
- величина пробега авто на начало работы – 20 000 км
- цифра пробега на конец рабочего дня – 20 170 км
- остаток горючего перед выездом – 15 литров
- заправлено во время поездки – 60 литров
- остаток топлива на конец рабочего дня – 30 литров
Пробег за рабочее время равен 20 170 км — 20 000 км = 170 км.
Теперь переходим к расчету нормы затрат топлива:
- (21 л * 170 км) / 100 * 1,1 = 39,27 литра
Фактический расход топлива:
- (15 + 60) — 30 = 45 литров
Разница между двумя величинами составляет:
- 45 литров — 39,27 литра = 5,73 литра
Расход ГСМ по норме и факту в путевом листе
При определении своих нормативов расхода ГСМ лучший вариант — воспользоваться фактическими данными из путевого листа об израсходованных ГСМ. Для расчета количества ГСМ нужно израсходованные литры разделить на пройденный километраж и умножить на 100. Данное действие позволяет определить, сколько нужно литров ГСМ для прохождения 100 км. пути.
Пример
Водитель Сидоров С.И. проехал 1500 км. и потратил 180 л. бензина. Следовательно, на 100 км. пути ему нужно 180 л. : 1500 км. * 100 км. = 12 л.
Для расчета можно использовать формулу, рекомендованную Минтрансом для легкового транспорта:
| Нормативный расход горючего в литрах на 100 км | = | 0,01 | * | Базовая норма | * | Пробег автомобиля, км | * | 1 + 0,01 * поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, % |
Оформление путевых листов: топ‑8 практических ситуаций
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2021 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
-
Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.
-
Медосмотр и техконтроль. После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».
По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
-
Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
Форма и вид бланка путевого листа зависит от того, какое именно транспортное средство применяется, для чего оно используется (Приказ Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008).
В таблице ниже представлены основные бланки путевых листов и их характеристика.
| Бланк | Для какого типа ТС применяется | Характеристика |
| Форма № 3 | Легковые ТС | Особенности указаны в письме Росстата № ИУ-09-22/257 от 03.02.2005. Применяются всеми типами организаций при использовании легковых автомобилей |
| Форма № 4-с | Грузовые ТС со сдельной оплатой (в т.ч. погрузчики) | Для организаций, которые занимаются грузовыми перевозками. |
| Форма № 4-п | (грузовые ТС с повременной оплатой) | |
| Форма № 3 — спец | Для автотранспорта особого значения: бетономешалки, мусоровозы, топливные цистерны, цементовозы | |
| Форма № 4 | Легковое такси | Есть графы с информацией о показателях таксометра. Документ выдается на смену. Сдается диспетчеру по окончании смены |
| Форма № 6 | Автобусы | Применяется к рейсовым автобусам на городских маршрутах. Есть поле с отметкой о предрейсовом осмотре. |
Установленные правила заполнения
В таблице отражены основные вопросы, касающиеся процессов заполнения путевых листов.
| Нормативная база | Реквизит | Особенности заполнения |
| Приказ 457 | Автомобильное средство | На каждое транспортное средство выписывается путевой лист. |
| Название бланка | Указывается тип автомобиля (трудовой или легковой) | |
| Присвоение номеров бланкам | Указывается в учетной политике вариант присвоения номера. Создается специальный журнал учета выдачи путевых листов с порядком сквозной документации. Допускается раздельная нумерация по грузовым и легковым автомобилям. | |
| Период, указываемый в бланке | Зависит от вида деятельности. Если компания оказывает транспортные услуги, то периодом является один день (за исключением командировок, при которых указывается весь период служебной поездки).
Для прочих видов деятельности ограничения по периоду отсутствуют. Максимальный срок- календарный месяц. |
|
| Необходимость заверения отметок | Заверяться должна: дата и время выезда и возврата, километраж на начало и конец рабочего дня. Заверяются подписью и письменной расшифровкой. | |
| Нововведение с 2023 года | Ситуация, когда на одной машине несколько водителей | Путевый лист выдается на каждого из водителей. При этом дата, время и километраж выезда вносятся изначально в путевой лист водителя, который выезжает первым, а дата, время и километраж прибытия вносятся в путевой лист водителя, который прибыл последним. |
| Медицинские осмотры | Осмотр осуществляется до начала работы. Заверение проводится подписью. Осмотр после окончания рейса проводится в отношении только тех, кто перевозит пассажиров или опасные грузы. | |
| Табличная часть листа | Вносится информация о маршруте сотрудника. Здесь также фиксируются следующие данные: место назначения, время прибытия, время выезда. Данные заверяются ответственными лицами. | |
| Журнал для учета выданных листов | Составляется на один год. |
Даже составив путевой лист, опираясь на вышеперечисленные изменения в реквизитах документа, не стоит исключать риска, что инспекторы могут найти серьезные недочеты и попросту признать его недействительным. Обезопасить себя можно, проверив другие ключевые реквизиты, которые, как правило, проверяются налоговиками очень тщательно.
К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки. Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.
Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену. Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника. Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами. Например, с накладными и датами отгрузки в них. Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.
Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива. По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ. Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива. Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день. А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС.
С 2017 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.
Поскольку путевой лист является первичным документом, без подписи он недействителен. Но кто именно должен визировать путевой лист? На текущий момент нет однозначного ответа на этот вопрос, однако судебная практика показывает, что наиболее безопасно заверять путевые листы подписями водителя и бухгалтера.