Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием на работу с электронной трудовой книжкой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы работодатель правильно устроил прием на работу новичка, он должен получить все необходимые документы для трудоустройства. При этом некоторых бумаг может не оказаться на руках у нового сотрудника. Это возможно, если он устраивается на работу в 2023 году впервые, и у новичка нет обычного опыта работы.
Перечень документов для устройства на работу в 2023 году
Какие документы и сведения нужны при приеме на работу в 2023 году — важный перечень и условия:
- Документ, удостоверяющий личность. Для совершеннолетнего работника таким документом является гражданский паспорт. Если гражданин оформлен на работу и не достиг 14-летнего возраста, то предоставляют свидетельство о рождении. Если у человека нет общегражданского паспорта, он вправе предоставить другой документ, удостоверяющий его личность. Например, справку, выданную на период оформления нового паспорта.
- Сведения о трудовой деятельности. Это трудовая книжка (бумажный бланк), или сведения о трудовой деятельности (ЕТК). Данная информация предоставляется только сотрудниками с опытом работы. Трудовые документы при приеме на работу впервые в 2023 году не предоставляются. Работодатель сам устроит на новую работу новичка без опыта работы.
Действия с ЭТК при увольнении и приеме на работу
Когда вы принимаете на работу нового сотрудника, необходимо уточнить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной формы трудовой книжки. Информацию можно запросить на предыдущем месте работы. Следующие действия работодателя зависят от ситуации:
- Если сотрудник выбрал электронный вариант, нужно удостовериться, что имеется закрывающая запись в документе. Если она есть, значит, вы будете передавать данные в ПФР в электронном формате. Данные о трудовом стаже вы можете получить из бумажного документа, которые следует вернуть работнику.
- Если работник решил продолжить ведение бумажной формы, значит, вам нужно заполнить ее и передать данные в Пенсионный Фонд.
- Если организация – это первое место работы, значит, необходимо оформить электронную трудовую книжку.
Восстановление трудовой книжки
Согласно Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями и дополнениями) лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель в данном случае обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
При оформлении дубликата трудовой книжки, в него вносятся:
- сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Правила внесения записи в трудовую книжку
Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:
- ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
- на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
- указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
- без сокращения слов;
- наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
- знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
- вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.
Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.
Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.
Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:
- цифрами арабскими;
- дата и месяц в двухзначном формате;
- год в четырехзначном формате.
🤔 Погодите, а зачем вообще нужна трудовая книжка
Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.
Тем не менее книжки пока не отменили: решили, что они нужны как гарантия безопасности. Если недобросовестный наниматель не будет производить отчисления в ПФР, доказать без книжки, что человек действительно работал, будет сложно. Работодатель же в отсутствие трудовых книжек будет вынужден принимать сотрудника без документального подтверждения опыта: подделать резюме гораздо проще, чем официальный документ. Так что книжка может защитить обе стороны трудовых отношений.
— Перейти на ЭТК можно в любой момент, подав заявление нынешнему работодателю, но обратно перейти на бумажную уже нельзя.
— При противоречии записей в электронной и бумажной трудовой неясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет. То есть если в бумажной книжке есть какие-то данные, которых нет в электронной, вам, возможно, придётся дополнительно подтверждать их правдивость. Например, брать справку у работодателя, который записал данные о вашем стаже на бумаге, но не отправил сведения в ПФР.
— После подачи заявления о переходе на ЭТК работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку и отдаёт её на хранение сотруднику. Выбрасывать её не нужно — это источник сведений о вашей трудовой деятельности до 2020 года, который продолжает сохранять свою силу.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Согласно ТК РФ, трудовая книжка должна быть заполнена в течение пяти после начала трудовой деятельности и после выхода приказа о приёме на работу. Это касается основного места работы и в том случае, если речь не идёт о гражданско-правовом договоре или о работе на физическое лицо внесение записи в трудовую книжку не законно.
Все изменения в документ, касающиеся наград и повышений должны быть внесены в течение семи дней. Запись об увольнении производится в последний день работы сотрудника.
В документ не вносятся сведения о штрафных санкциях, и нарушениях. Запись в трудовой книжке о фактах нарушения может быть произведена, только в том случае, когда происходит увольнение по статье.
Минтруд захотел изменить трудовые книжки с 2023 года
В соответствии с ним работодатель по-прежнему должен вести трудовые книжки на каждого сотрудника, если работа является для него основной. В них будут заносится его ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность. Трудовая книжка нового образца будет содержать сведения о переводе на другую постоянную работу, увольнении (в том числе и его основания), награждениях за успехи в работе.
Сотрудники, работающие дистанционно, смогут по желанию отправить работодателю трудовую, куда внесут необходимые данные.
Читайте на РБК Pro
Доначисление налогов может закончиться тюрьмой. Как этого избежать Мэтт Наварра — РБК Pro: «Люди все меньше доверяют инфлюэнсерам» «Вам не перехитрить рынок». 10 заповедей трейдинга Льюиса Борселино «Огурцы или помидоры?»: как на собеседовании отвечать на странные вопросы
Летом прошлого года премьер-министр Михаил Мишустин подписал постановление, разрешающее гражданам устраиваться на работу по электронным трудовым книжкам. Цифровой формат документа заработал с 1 января 2021 года, в течение предыдущих 12 месяцев сотрудники должны были определиться, будут они пользоваться электронной трудовой или же останутся с бумажной версией.
Доступ к электронной трудовой книжке осуществляется через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, портал госуслуг, а также мобильные приложения этих сервисов. Сведения из нее можно также получить в виде выписки через МФЦ, ПФР или у работодателя.
Ситуации, в которых допускается работа без трудовой книжки
Обязанность внесения записи в трудовую возникает только тогда, когда работник проработал в компании более 5 дней.
Существует два возможных способа оформления отношений между сторонами, при которых нет необходимости использовать трудовую книжку.
| Вариант соглашений | Ссылка на закон |
| если работа выполняется для физлица, которое как ИП не зарегистрировано | Гл.48 ТК РФ, разд. 14, ч.4 |
| Работа по совместительству | Гл. 44 ТК РФ, разд. 12, ч.4 |
Другие варианты не предусмотрены и являются нарушением закона. При возникновении ситуации, когда работник устраивается в компанию (или ИП), у него не требуют трудовую книжку, можно смело утверждать, что будет заключен договор ГПХ. Данный тип документации имеет ряд особенностей в сравнении с обычным трудовым договором.
Что делает работодатель, если работником трудовая книжка не предоставлена?
Возможные действия работодателя при непредставлении трудовой книжки работником отражены в таблице ниже.
| Причина отсутствия книжки | Что делает работодатель? |
| Первое место для трудоустройства | Работодатель заводит трудовую книжку работнику по всем правилам оформления |
| Утрата, повреждение | Оформление новой книжки при наличии письменного заявления сотрудника с указанием причины отсутствия |
| Нежелание предоставлять | Работодатель вправе отказать в приеме такого сотрудника на рабочее место |
Исключения из правил: когда еще можно принять работника без трудовой
Нормы закона допускают еще один вариант, когда работодатель может принять на работу без трудовой книжки лицо, не являющееся исключением из правил ст. 65 ТК РФ. Таковое возможно в случае, если работник утерял, либо утратил документ вследствие каких-либо непреодолимых обстоятельств.
Как правило, в таких случаях работник обязан немедленно заявить об утере (краже или утрате) книжкисвоему предыдущему работодателю, который в течение 15 дней должен выписать ее дубликат (п. 31 Правил ведения трудовых книжек). При оформлении бланка в обязательном порядке вносится о на его титульной странице (подробнее об оформлении дубликата трудовой мы рассказывали здесь).
Но согласно ст. 65 ТК, работник может обратиться и к своему новому нанимателю с заявлением об оформлении новой трудовой в связи с ее утратой, повреждением и т.п. Для таких ситуаций установлена особая процедура оформления новой трудовой книжки работнику:
Это важно знать: Как восстановить трудовую книжку при утере работником
- Одновременно с заявлением о приеме на работу, соискатель должен написать отдельное заявление о выписке ему нового бланка трудовой книжки. В качестве основания для оформления бланка указываются причина (утеря, кража и т.п.);
- На основании заявления нового сотрудника работодатель обязан оформить соответствующим образом новую трудовую книжку, о чем уведомить сотрудника под поспись (отметка ставится на заявлении работника, заявление подшивается в его личное дело);
- Бланк новой трудовой книжки предоставляется работодателем, с последующим удержанием его стоимости из заработной платы работника.
Сведения о трудовой деятельности работника за период, предшествующий выписке новой книжки, новый работодатель вносить в бланк не обязан, хотя законом это и не запрещено При наличии подтверждающих документов о предыдущих местах работы эти сведения могут быть внесены в новую трудовую.
Выписанная с соблюдением всех установленных требований новая трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и утраченный работником оригинал.