Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая книжка: для чего нужна и кем заполняется». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Способ получения замены данного документа при его утрате прописан в Постановлении. В самом начале работник должен известить начальника на последнем месте работы о том, что потерял трудовую книжку. В этом случае нужно в письменном виде написать заявление в свободной форме, где будут указаны причина потери и выражено желание воссоздать трудовую.
Документы, которые потребуются от сотрудника для восстановления трудовой:
- заполненное письменно заявление в отделе, занимающемся набором кадров;
- всевозможные документы, способные подтвердить стаж, архивные записи, выписки, приказы и т.д.;
- при закрытии компании документы о трудоустройстве можно получить в суде, но для этого нужно заранее подать иск и предоставить доказательную базу о трудоустройстве на данный момент.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Кто приобретает бланк трудовой книжки
Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.
Если у гражданина нет трудовой, работодатель предоставляет ему чистый бланк, если она полностью заполнена — бланк вкладыша.
Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60. Стоимость документа, предоставляемого работнику:
- компенсируется внесением соответствующей суммы в кассу организации;
- вычитается из зарплаты сотрудника.
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.
Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2017 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.
Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.
Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.
Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.
Может ли трудовая книжка хранится на руках у работника
ТК на руки, это изменение внесли позже Но и тогда, работодателю приходилось выдавать трудовые книжки при оформлении пенсии, а иногда и вносить изменения на титульный лист………пенсионный требовал.
Lena1 23 марта 2018 в 20:03 #11 0 Nasty 23 марта 2018 в 20:08 #12 0 Можно ли отнести в организацию копию основной трудовой книжки и оригинал вкладыша? Или нужно чтобы в компании хранились оригиналы? Просто сейчас как-то ненадежно относить полностью заполненную трудовую книжку, которую могут потерять или истрепать Бух 23 марта 2018 в 22:05 #13 +1 Nasty: Можно ли отнести в организацию копию основной трудовой книжки и оригинал вкладыша? Или нужно чтобы… еще в компании хранились оригиналы? Просто сейчас как-то ненадежно относить полностью заполненную трудовую книжку, которую могут потерять или истрепать В нормальных компаниях не треплют и не теряют. Сделайте себе копию.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
В статье 2.4 КоАП РФ сказано, что должностное лицо несет административную ответственность в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.
Размеры административных штрафов за нарушение законодательства о труде и об охране труда установлены ст. 5.27 КоАП РФ:
— для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
— для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ).
Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.
Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.
В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:
- во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
- во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
- в надлежащем хранении и выдаче;
- в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.
После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению.
При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.
Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:
- Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.
- Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
- Опираются на основания статей ТК РФ.
- Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.
Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения
Трудовая инспекция регулярно проводит плановые и внеплановые проверки организаций на предмет следования ими трудового законодательства. В ходе такой проверки она может оценить хранение трудовых книжек.
Если в ходе проверки будет выявлено, что при хранении трудовых книжек были допущены недочеты, то при первичном нарушении инспектор может вынести предписание о незамедлительном устранении недостатков. При этом за невыполнение указанных требований организация может быть привлечена к ответственности в виде штрафа по п. 2 ст. 13.25 КоАП. Санкции для должностных лиц налагаются в размере 2500-5000 р., для юридических лиц – 200-300 тыс. р.
За инцидент с утратой или порчей трудовых книжек работодателя даже могут привлечь к уголовной ответственности.
Согласно ст. 140 Уголовного кодекса, неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, которые затрагивают его права и свободы, предусматривается штраф в размере 200 тыс. р. или заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификация на 2-5 лет.
По ст. 292 УК ответственность за внесение заведомо недостоверных данных в документацию из корыстных побуждений предусматривает наказание в виде штрафа до 80 тыс. р. или заработка осужденного за полгода, исправительные или принудительные работы до 6 месяцев, лишение свободы до 2 лет.
Положения по хранению
- В обязательном порядке в приходно-расходную книгу вносятся все сведения и операции, связанные с получением и расходом данных бланков и вкладышей. Также в книги прописываются серии и номерные знаки каждого выданного бланка. Данные регистрируются на каждого принятого и уволенного сотрудника организации. Получая трудовую книжку, работник расписывается в личном деле.
- Все бланки хранятся в организации в соответствии со строгой отчетностью и могут выдаваться ответственному лицу только по запросу. Отчетность за каждый бланк сдается в конце каждого месяца. Те бланки, которые были испорчены в ходе работы – уничтожаются и на них составляется акт.
- Срок хранения трудовых книжек и их дубликатов составляет 2 года. Хранятся документы в кадровом отделе предприятия. После истечения срока передаются в архив, где срок хранения составляет не менее 50 лет, после чего уничтожаются в соответствии с ТК РФ.
- Организация должна обеспечить кадровый отдел необходимым количеством бланков трудовых книжек и вкладышей, сопутствующих им.
Кто занимается ведением и хранением
Основываясь на п.45, директор берет на себя полную ответственность за ее ведение, в т. ч. и обеспечивает сохранность. Он, в свою очередь, имеет право назначить на основе приказа или распоряжения ответственное лицо, которое также будет осуществлять данные функции, но при этом ответственность остается на нем. В течение некоторого времени после внедрения подобные документы в силу своей низкой тогдашней защищенности, часто подвергались подделкам.
Современные же трудовые книжки имеют надежную защиту от фальсификации. Купить их можно много где, например, в ближайшем газетном киоске или почтовом отделении. Но это касается только случаев, когда книжка государственного образца приобретается в единичном экземпляре. Некоторые крупные предприятия и организации закупают их оптом у надежных поставщиков.
Кто ответственен за ведение трудовой книжки
Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.
Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.
В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:
- во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
- во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
- в надлежащем хранении и выдаче;
- в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.
После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению.
При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.
Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:
- Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.
- Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
- Опираются на основания статей ТК РФ.
- Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.
Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Где и как они должны храниться
Обязанность по хранению личных книжек трудящихся, а также бланков и вкладышей возлагается на нанимателя (Правительственное постановление «О трудовых книжках», издано 16 апреля 2003 года за № 225) (далее – Положение о ТК).
Согласно п. 42 данного Положения, бланки книжек относятся к бланкам строгой отчетности (БСО).
Как их правильно хранить, указано в Правительственном постановлении за № 359 от 6 мая 2008 года. В пункте 16 данного постановления говорится о том, что БСО находятся на хранении в металлических сейфах или шкафах, а также специально оборудованных комнатах. Главное условие места хранения – не подлежит порче, из него невозможно похитить документы.
Следует отметить, что в положении о ТК нет конкретного указания относительно отнесения оформленных книжек к БСО. Таким образом, руководство предприятия имеет право самостоятельно определять место для хранения подобной документации. Важно, чтобы это было безопасное во всех отношениях место.
Так как книжки хранятся на предприятии до тех пор, пока действуют трудовые отношения между работником и работодателем, последний несет за них ответственность.
Возвращается документ сотруднику в день его увольнения. Если работник умер, документ под расписку могут получить его родные (пункт 37 Положения о ТК).
Места для хранения бланков ТК
акта на списание испорченных бланков трудовых книжек бесплатно в формате word
Сотрудникам, которые устроились работать на предприятие, оформляют трудовые книжки (ТК). Для этого используют абсолютно новые чистые бланки. Так как бланк ТК не имеет большой ценности, никаких особых условий его хранения не предусмотрено.
Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки?
В каких условиях хранятся бланки ТК? Место для хранения подобной документации определяет руководитель предприятия или сотрудник отдела кадров. Ущерб от того, что бланки по какой-то причине испортятся, будет минимальным. Предприятие просто приобретет вместо них новые бумаги.
Но такие моменты не исключают необходимости в правильном выборе места хранения. Сотрудник, который отвечает за сохранность бланков, должен сделать все возможное, чтобы место хранения всегда было чистым.
Также важно предпринять меры для того, чтобы у неблагонадежных лиц не возникло желание позаимствовать этот документ для использования его в неправомерных деяниях.
Важно! Если бланки были испорчены, их не просто выбрасывают. Ответственный сотрудник составляет специальный акт на списание и уничтожает их.
Порядок учета трудовых книжек
Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:
1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;
2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:
— кадровой службой организации
— либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Заводим и учитываем трудовые книжки правильно
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Исключение составляют только работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями — они не вправе вести трудовые книжки на своих работников. Поэтому у работодателя должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работнику работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение документов.
Работодатель оплачивает бланк и/или трудовую книжку сотрудника:
— в случае массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки) (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
— в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.
Несмотря на то что порядок оформления трудовых книжек и вкладышей в них без взимания платы с сотрудников Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 не предусмотрен, его можно практиковать, если создать такую возможность правилами внутреннего трудового распорядка организации.