Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справка что сотрудник находился в командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Единого правильного образца такого документа не существует — её можно составлять в произвольной форме. Обычно справку о нахождении в командировке оформляют на фирменном бланке учреждения, а если его нет — на обычном листе.
Справка для командировки: образец
Что должно быть указано в справке о командировке сотрудника по месту требования:
- название компании и юридического лица;
- официальный адрес юридического лица;
- ИНН;
- КПП;
- ОКТМО;
- Ф. И. О. руководителя, сведения о должности и подпись.
Кроме того, нужно указать Ф. И. О. сотрудника, подразделение и должность. Главное, в справке должны присутствовать детальная информация о командировке, которая подтвердит отсутствие сотрудника в городе в течение определённого периода времени. Это начальная и конечная точки маршрута, цель, место проживания и время пребывания в поездке. Если сотрудник передвигался на личном транспорте, обязательно следует указать номер машины.
Важно, чтобы все сведения, указанные в справке, полностью совпадали со следующими данными:
- приказ о командировке;
- отчёт о деловой поездке;
- данные о проживании и билетах на самолёт, поезд или автобус.
Справка о командировке — правила составления
Первоначально необходимо обратить внимание на важный аспект. Справка о нахождении в командировке может быть выдана только командированному работнику. Указываемая в ней информация не может выдаваться другим организациям или лицам.
Образец справки о командировке не имеет стандартной формы и составляется в произвольном порядке. Однако для того, чтобы документ обладал юридической силой, необходимо обратить внимание на обязательные к заполнению аспекты:
- название данной справки;
- данные о том, кому она предоставляется;
- дата и место заполнения формы;
- информация, подтверждающая место работы сотрудника;
- подтверждение, что в указанный период времени сотрудник находился или будет находиться в служебной поездке по распоряжению руководства;
- подпись руководителя и обязательно печать организации.
Если командирование осуществлялось за границу или предполагало длительный период, то может быть указано и место, где находился сотрудник. При составлении не указывается, с какой целью работник бал назначен в поездку, его доход или должность. Данный образец документации является лишь подтверждением факта отсутствия, а не отчетностью.
Как и где получить справку о командировке?
Cправка о командировке — это документ, который подтверждает факт того, что человек находился в определённое время в отъезде по служебной надобности, может потребоваться в различных ситуациях.
Для работника нередко возникает ситуация, когда ему требуется документально подтвердить факт своего назначения в служебную поездку. Такое подтверждение может потребоваться по разным причинам.
По законодательству работодатель не может препятствовать в выдаче соответствующего документа и должен оформить его в течение трех дней с момента обращения.
Однако для правильного оформления нужно понимать, какую информацию необходимо указывать.
Поездка в командировку всегда означает исполнение трудовых обязанностей за пределами предприятия по месту постоянной работы.
В некоторых ситуациях сотруднику необходимо иметь подтверждение того факта, что он в определенный период времени находился в командировочной поездке.
Документальным доказательством поездки является справка о направлении по служебным делам в другую местность, и оформляется она у работодателя. Давайте выясним, что представляет собой этот документ, и как выглядит образец справки о командировке
Ошибка: Сотрудник отдела кадров потребовал оплату процедуры оформления справки о командировке.
Комментарий: Любые документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудника, должны быть оформлены на безвозмездной основе.
Ошибка: Сотрудник оформил справку о командировке, чтобы ускорить процесс регистрации брака, хотя в ней содержится информация о направлении сотрудника в поездку через 2 месяца с момента подачи справки в органы ЗАГС.
Комментарий: Чтобы ускорить регистрацию брака в органах ЗАГС, справка должна сообщать о направлении сотрудника в поездку раньше, чем истечет месяц с даты подачи документа сотрудникам учреждения. Это связано с тем, что регистрация брака должна быть произведена в течение месяца, на общих основаниях, что в рассматриваемом случае никак не препятствует отъезду заявителя в командировку.
Образец справки о командировке
Выдать справку может любой сотрудник, имеющий доступ к соответствующим кадровым документам. Но руководитель должен дать распоряжение. Как правило, это делает сотрудник кадровой службы или секретарь. Оформить документ необходимо в течение 3 дней с момента получения письменного запроса от сотрудника.
Информация в справке должна соответствовать действительности, поэтому опираться нужно на распорядительную документацию по предприятию. У каждой справки должен быть порядковый номер в системе исходящего документооборота.
По правилам, сотрудник должен подготовить письменный запрос за оформление справки о командировке. Тогда у него будет гарантия того, что она будет готова в течение 3 дней. Если с руководством сложились доверительные отношения, то можно попросить устно. Если же есть опасения, что в 3-дневный срок её не подготовят, нужно писать заявление.
Что представляет собой справка о командировке
Справка-свидетельство о направлении сотрудника в служебную поездку – это официальная бумага, являющаяся документальным доказательством того, что в какой-то период времени работник находился в командировке по поручению руководства.
При этом не важно, для чего именно работник был командирован – закон не ограничивает работодателей в возможности организации служебных поездок для своих подчиненных при возникновении любой производственной необходимости. Если сотруднику выдается справка о командировке, предполагается, что на предприятии имеются и иные подтверждения того, что она имела место быть:
- приказ начальства или распоряжение об организации служебной поездки;
- уведомление о том, что сотруднику необходимо отправиться в командировку (поручение, служебная записка и пр.);
- заявление сотрудника о выдаче ему денежных средств под отчет;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение сотрудника;
- отчет о командировке сотрудника.
Справка может потребоваться для того, чтобы предъявить ее по месту прохождения обучения, в каком-либо государственном учреждении, в управляющей компании. Документ может понадобиться даже для предъявления в коммунальные службы как доказательство того, что единственного жильца не было дома, и коммунальными услугами никто не пользовался. Подобная справка может пригодиться и в суде, чтобы доказать, что человека не было в городе.
Причем справка о командировке может понадобится работнику не только по приезду в компанию, которая направила его в поездку, но и перед отъездом. Например, подобный документ может помочь ускорить процедуру регистрации брака в ЗАГСе.
Ошибка: Сотрудник отдела кадров потребовал оплату процедуры оформления справки о командировке.
Комментарий: Любые документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудника, должны быть оформлены на безвозмездной основе.
Ошибка: Сотрудник оформил справку о командировке, чтобы ускорить процесс регистрации брака, хотя в ней содержится информация о направлении сотрудника в поездку через 2 месяца с момента подачи справки в органы ЗАГС.
Комментарий: Чтобы ускорить регистрацию брака в органах ЗАГС, справка должна сообщать о направлении сотрудника в поездку раньше, чем истечет месяц с даты подачи документа сотрудникам учреждения. Это связано с тем, что регистрация брака должна быть произведена в течение месяца, на общих основаниях, что в рассматриваемом случае никак не препятствует отъезду заявителя в командировку.
Что представляет собой справка о командировке
Справка-свидетельство о направлении сотрудника в служебную поездку – это официальная бумага, являющаяся документальным доказательством того, что в какой-то период времени работник находился в командировке по поручению руководства.
При этом не важно, для чего именно работник был командирован – закон не ограничивает работодателей в возможности организации служебных поездок для своих подчиненных при возникновении любой производственной необходимости. Если сотруднику выдается справка о командировке, предполагается, что на предприятии имеются и иные подтверждения того, что она имела место быть:
- приказ начальства или распоряжение об организации служебной поездки;
- уведомление о том, что сотруднику необходимо отправиться в командировку (поручение, служебная записка и пр.);
- заявление сотрудника о выдаче ему денежных средств под отчет;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение сотрудника;
- отчет о командировке сотрудника.
Справка о нахождении в командировке образец
Информация о каком-либо человеке или событии с ним связанным, предоставляется обычно в виде письменного документа, именуемого справкой. Как правило, информационные листы заполняются в свободной форме на бланках организаций, их предоставляющих. Справка о нахождении в командировке подлежит такому же оформлению, как и любой исходящий документ учреждения. На этой странице мы рассмотрим основные составляющие этой бумаги, и предоставим возможность бесплатно по прямой ссылке.
Само название дает основание предполагать, что документ несет информацию о настоящем или прошлом нахождении человека в командировке. В практике обсуждаемая бумага применяется редко. Подтверждение факта нахождения в другом месте может потребоваться где угодно. Например, человека вызвали в суд по повестке, где он обязан дать показания и подтвердить какие-то обстоятельства. Но в силу нахождения командировке сделать этого не может. В таком случае, понадобиться именно такая справка.
Справка о длительной командировке
Продолжительность командировки определяется руководством компании, исходя из необходимости проведения служебного задания и выполнения прочих поручений. Но она не может быть бессрочной. Руководство обязано определить срок пребывания сотрудника в другом городе или регионе.
Для этого необходимо:
При направлении в поездку иностранного гражданина необходимо убедиться в том, что он имеет разрешение на работу именно в том регионе, куда его направляют. Если такое отсутствует или у него нет патента, то срок поездки не может превышать 10 дней.
То есть руководство самостоятельно определяет продолжительность поездки, исходя из тех объёмов, которые ставятся в задачу уезжающему. Но срок поездки должен быть определён в приказе. От этого рассчитываются командировочные и прочие траты. Приказ не может быть с «открытой датой». Если возникнет необходимость продления, то издаётся новый приказ, в котором снова будет указан конкретный период. Дата отъезда и дата приезда должны быть известны работнику заранее.
Справка о нахождении в длительной командировке оформляется точно так же, как и при краткосрочной. Места для предъявления определяются идентично. Правила оформления одинаковые.
Законом не регулируется максимальная продолжительность командировки. Только минимальная – 24 часа. День приезда, день отъезда, а также все выходные и праздничные дни входят в расчёт. Если до места назначения ехать всего 4 – 5 часов, это считается как целый день, который необходимо оплачивать.
Важно! Длительная командировка может быть расценена сотрудниками контролирующих органов как перевод человека на работу в другую местность. Такие действия работодателя регулируются законодательно, и требуется иное кадровое сопровождение. В частности, нужно получить письменное согласие работника на перевод.
Когда нужно оформлять?
Направление подчиненных в командировки для части юридических лиц — обычное явление. Иногда руководство компаний забывает, что трудовым законодательством обозначены группы лиц, при командировании которых требуется их письменное согласие.
Льготными категориями граждан определены ст.259, 264, 268 ТК РФ.
Когда нужно оформлять согласие на командировку:
- отец-одиночка, мать-одиночка, воспитывающая ребенка до 5 лет;
- беременные женщины и сотрудницы, осуществляющие воспитание и уход за ребенком до 3-х лет;
- несовершеннолетние сотрудники (за исключением творческих профессий);
- опекун несовершеннолетнего;
- работник, ухаживающий за ребенком-инвалидом или больным членом семьи по медицинским показаниям.
Где получить справку о командировке
Любой документ, касающийся официальной трудовой деятельности должен быть получен сотрудником по месту занятости.
Обычно выдачей подобных справок занимаются сотрудники отдела кадров предприятия. Документ обязаны оформить в течение 3 дней с даты обращения работника. Бумага должна быть подписана нанимателем и заверена печатью учреждения. Информация, занесенная в справку является персональными данными сотрудника, а потому:
- только сотрудник имеет право на свободный доступ к документу (получить готовую справку сможет либо он сам лично, либо его доверенное лицо с оформленной и заверенной доверенностью);
- сведения, содержащиеся в документе, не могут быть переданы третьим лицам и сторонним организациям без согласия сотрудника;
- лица, имеющие доступ к сведениям, будут привлечены к ответственности за их разглашение.
Что представляет собой справка о командировке
Справка-свидетельство о направлении сотрудника в служебную поездку – это официальная бумага, являющаяся документальным доказательством того, что в какой-то период времени работник находился в командировке по поручению руководства.
При этом не важно, для чего именно работник был командирован – закон не ограничивает работодателей в возможности организации служебных поездок для своих подчиненных при возникновении любой производственной необходимости. Если сотруднику выдается справка о командировке, предполагается, что на предприятии имеются и иные подтверждения того, что она имела место быть:
- приказ начальства или распоряжение об организации служебной поездки;
- уведомление о том, что сотруднику необходимо отправиться в командировку (поручение, служебная записка и пр.);
- заявление сотрудника о выдаче ему денежных средств под отчет;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение сотрудника;
- отчет о командировке сотрудника.
Справка может потребоваться для того, чтобы предъявить ее по месту прохождения обучения, в каком-либо государственном учреждении, в управляющей компании. Документ может понадобиться даже для предъявления в коммунальные службы как доказательство того, что единственного жильца не было дома, и коммунальными услугами никто не пользовался. Подобная справка может пригодиться и в суде, чтобы доказать, что человека не было в городе.
Причем справка о командировке может понадобится работнику не только по приезду в компанию, которая направила его в поездку, но и перед отъездом. Например, подобный документ может помочь ускорить процедуру регистрации брака в ЗАГСе.
Справка с работы о командировке
Каждый руководитель должен выдавать своим сотрудникам документы, которые имеют непосредственное отношение к их трудовой деятельности. Это его обязанность, и игнорировать её он не должен. Об этом сказано в ст. 62 ТК РФ. Срок исполнения требования – 3 дня.
Но для этого сотрудник должен подать письменный запрос на имя руководителя. Документ должен быть зарегистрирован в качестве входящего документа. Если работодатель не исполнит требование в течение указанного срока, на него можно пожаловаться в соответствующую инстанцию.
Справка о командировке с места работы может понадобиться:
- суду для того, чтобы подтвердить уважительную причину отсутствия на заседании. Рассматриваться может любое дело. Также она поможет восстановить течение срока давности для подачи иска или прочих процессуальных документов;
- при обращении в государственные или муниципальные органы за конкретной услугой, для которой установлен конкретный срок обращения. Например, у работника известна дата бракосочетания, но руководство отправляет его в этот день в служебную поездку. При наличии справки дату регистрации могут перенести на ближайшую календарную дату;
- по месту учёбы. Например, сотрудник обучается на заочном отделении, и уже известны даты сессии. Но в этот период его отправляют в командировку. Это будет уважительной причиной для пропуска экзамена или зачёта и для переноса его на другой день без образования академической задолженности;
- для получения визы для въезда в другую страну;
- управляющей компании для перерасчёта платы за коммунальные услуги. Например, в квартире нет ИПУ, и начисление ресурсов осуществляется по соцнормам. При наличии справки в период отсутствия плата за эти ресурсы будет пересчитана, так как не было их фактического потребления;
- в иные инстанции.
Справка может быть подготовлена только на основании приказа о направлении конкретного сотрудника в служебную поездку, поэтому сведения в ней указываются точные и достоверные. Тот орган, который принял документ, может потребовать проверки его подлинности, поэтому справка должна быть зарегистрирована в соответствующем журнале в качестве исходящей документации.
Все документы, имеющие отношение к исполнению работником своих обязанностей, ему следует спрашивать по месту работы. Как правило, такими вопросами занимается кадровая служба. К ее сотрудникам и надлежит обратиться за справкой.
Право работника получать любой документ, связанный с его трудовой деятельностью, закреплен в ст. 62 ТК.
Согласно ей, работодатель обязан не только в течение трех дней с момента обращения выдать нужный документ, но также заверить его, то есть снабдить подписью руководителя и печатью. Вся процедура является безвозмездной.
Сведения о работе относятся к персональным данным работника, следовательно подлежат защите, согласно гл. 14 ТК. Это означает в частности:
- передачу информации о командировках сторонние организации только с согласия работника;
- ответственность имеющих доступ к персональным данным за их разглашение;
- свободный доступ к данным самого работника.
Справка расчет по командировке
Пока работник находится в командировке, работодатель выплачивает ему суточные. Они необходимы для удовлетворения естественных потребностей человека: в еде, жилье и прочем. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в другом месте, отличном от места работы. Оплачиваются не только будни, но выходные и праздничные дни, а также день отъезда и день приезда.
Унифицированной формы справки для расчёта суточных не предусмотрено, работодатель имеет право самостоятельно её разработать. Лучше, если она будет оформляться на фирменном бланке предприятия. Но если такового нет, то нужно указать:
- полное название юридического лица;
- его юридический адрес;
- ИНН, КПП и ОКТМО;
- контактную информацию;
- должность руководителя;
- его ФИО.
Далее даётся расшифровка по оформляемому документу. В частности, нужно указать:
- его название;
- дату составления;
- номер справки по порядку;
- дату составления.
Сама справка состоит из нескольких граф, в каждой из которых необходимо указывать конкретные сведения:
- номер по порядку;
- ФИО человека, которому выплачиваются отпускные. Если в командировку едут сразу несколько человек, то нет необходимости на каждого оформлять свой документ. ФИО идут по порядку, необязательно в алфавитном порядке, можно по должностям по ранжиру;
- табельный номер конкретного сотрудника;
- реквизиты приказа о направлении его в командировку;
- потом указывается наименование расхода. В данном случае это может быть питание, проживание или просто суточные. Рекомендуется указать это в названии документа, тогда не нужно будет выделять лишнюю графу;
- установленный норматив по данной статье расходов. Законом установлен минимальный размер суточных при поездках по территории России в рамках исполнения служебных обязанностей. У работодателя есть право установить больший размер, но меньше он платить не имеет права;
- дату отъезда и дату приезда;
- количество дней поездки;
- конечный итог, который является произведением норматива на количество дней.
Командировка – это поездка человека, с которым у предприятия заключён трудовой договор в другой город или в регион с целью выполнения служебных обязанностей. Продолжительность поездки определяет сам руководитель. Она зависит от объёма задач, которые нужно выполнить, а также от удалённости от основного места работы до места командировки.
Не стоит «отсылать» работника в другую местность на год или несколько лет. Это может быть расценено контролирующими органами как перевод в другую местность. За неправильное кадровое оформление работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа.
Чтобы этого не произошло, необходимо опираться на внутренний распорядок и отправлять работников в командировки только после получения от них письменного согласия.