Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на электронный документооборот с 1 января 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.
Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.
Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).
Кто должен принимать во внимание изменения в счете-фактуре
Для начала сразу разграничим тех, кто платит НДС и тех, кто не платит. Относящиеся ко второй категории обязаны выставлять УПД, если у них в обороте есть прослеживаемые товары. Но это всегда будет УПД со статусом «2», то есть отгрузочный документ, без функционала счета-фактуры (далее будем использовать сокращение с/ф).
Новые данные, введенные в счет-фактуру, следуют за изменениями законодательства. Например, указание в документе реквизитов документа отгрузки появилось в результате изменений, внесенных в ст. 169 НК РФ. Поэтому, во избежание последующих претензий контролеров по оформлению документов, советуем в любом бланке УПД ( как НДС-ном, так и безНДС-ном) учесть новшества. Пусть даже они и ни на что пока не влияют.
Напомним также, что форма УПД, предложенная ФНС, является только рекомендованной. Тот, кто ее использует, может по своему усмотрению добавлять графы и строки. Условие всего одно: если УПД выполняет функции счета-фактуры (статус «1»), в нем должны быть все данные и в той форме, как они присутствуют в обязательном бланке счета-фактуры.
Теперь посмотрим на новый бланк с/ф с 01.07.2021, попробуем его заполнить и представить, как будет выглядеть составленный на его основе УПД.
Какие документы «укладываются» в УПД.
В универсальный передаточный документ входят 3 блока данных: реквизиты УПД, реквизиты первичного учетного документа, реквизиты счета-фактуры.
Какие документы заменяет УПД:
- накладная на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12,
- акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ, оказанных услуг,
- счет-фактура.
Важно знать, что УПД может заменить множество комбинаций документов, кроме одной – он не может выступать заменой счета-фактуры. Допустимы следующие комбинации документов в УПД: накладная и акт, накладная и счет-фактура, акт и счет-фактура, накладная плюс счет-фактура плюс акт.
УПД имеет два статуса: статус «1» и статус «2». В зависимости от того, какой комплект документов заменяет конкретный УДД, и указывается номер статуса. От статуса зависит является ли документ основанием для расчета налога на добавленную стоимость (НДС).
- «1» — документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную или акт. УПД с данным статусом используется для расчетов по НДС и признания расходов при налогообложении прибыли,
- «2» — документ заменяет собой только накладную или акт. Для расчетов по НДС документа с таким статусом недостаточно, нужна дополнительно счет-фактура.
Как заполнить с учетом новых правил
Если и счет-фактура, и первичная передаточная документация заменяются в конкретной организации универсальным передаточным документом, то указанному УПД всегда присваивается первичный статус (то есть статус 1).
При таком подходе все реквизиты УПД подлежат обязательному заполнению. Как известно, документ включает необходимые реквизиты первичной передаточной документации (это оговорено статьей 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011) и все обязательные реквизиты счета-фактуры (это регламентируется пунктом 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ).
Если форма применяется исключительно как первичный документ, то такому УПД присваивается вторичный статус (то есть статус 2), что, в свою очередь, не предполагает обязательное заполнение всех его реквизитов. Строки, являющиеся необходимыми для счетов-фактуры, разрешено оставлять незаполненными в этом случае.
Если заполняется часть, которая отражает счет-фактурные реквизиты, её заполняют по правилам, регламентированным для счетов-фактур.
УПД подписывается руководителем и главным бухгалтером компании-продавца (как вариант, компании-исполнителя), а также работниками, отвечающими в этой компании за передачу/приемку ценностей (работ, услуг).
Кроме того, подписывается работниками, отвечающими за корректность оформления соответствующей сделки – как у продавца (исполнителя), так и у покупателя (заказчика).
Почему в 1С в шапке счета-фактуры реквизиты Покупателя и Продавца расположены в 2 колонки?
Почему в 1С в форме счета-фактуры, действующей с 01.07.2021 реквизиты Покупателя и Продавца расположены в 2 колонки (с релиза 3.0.95)?
Форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 и эти реквизиты расположены там в одну колонку.
Допустимо ли менять расположение реквизитов в счете-фактуре?
Для более компактного расположения реквизитов фирмой 1С было принято решение разместить реквизиты Продавца и Покупателя в СФ и УПД в 2 колонки.
По мнению разработчиков 1С, все данные сохранены, поэтому такое расположение не противоречит Постановлению.
Методисты ФНС не имеют возражений против такого подхода. Данная позиция отражена в Письме ФНС от от 23.08.2021 N 3-1-11/0116@.
В случае осторожного подхода, можно разработать собственную внешнюю форму бланка с помощью программиста 1С. А также обратиться с письменным запросом в ИФНС, чтобы получить адресный ответ о безопасности применения такого варианта бланков.
Правила оформления электронных первичных документов
Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):
-
квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);
-
простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.
В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:
1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;
2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).
Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).
Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).
Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.
В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.
При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:
|
Изменения электронного первичного документа |
Обоснование |
|
Изменение размера граф и строк |
Пункт 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 |
|
Включение дополнительных строк (подразделов), которые предусмотрены унифицированной формой |
|
|
Добавление вкладных листов |
Что изменится в счет-фактуре
С 1 июля 2021 года при заполнении счет-фактуры необходимо указывать информацию по реквизитам накладной или акта, на основании которой составили данную форму. Такие данные указываются в новой строчке 5а «Документы об отгрузке».
Также при совершении операций с товарами, которые подлежат прослеживаемости, при оформлении счет-фактуры необходимо дополнительно указать:
- сведения о регистрационном номере партии товара, который подлежит прослеживаемости – графа 11
- информацию о единице измерения товара, использующаяся для прослеживаемости товара, согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения – графа 12, 12а
- данные о количестве товара в указанных единицах – графа 13
Подраздел со счетом-фактурой
Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры — пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.
Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.
Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк.
Если организация одновременно и Продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).
Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.
Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.
Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).
Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) — в строке ставится прочерк.
Табличная часть
А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.
Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров — артикул, для работ — код по ОКВЭД, для услуг — код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.
Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС — в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв.
решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).
Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить — ставится прочерк.
Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.
Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.
Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».
Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».
Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».
Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.
Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».
Подписи в УПД со стороны продавца:
- В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
- В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
- В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.
Как заполнить УПД в сервисе КУБ?
Чтобы свести к минимуму риск ошибок при оформлении универсального передаточного документа по новой форме и упростить этот процесс, воспользуйтесь бесплатным многофункциональным сервисом КУБ. Автоматическое формирование УПД в нем займет всего несколько минут. Вам потребуется:
внести данные о контрагентах и сделке в соответствующие поля формы;
проверить правильность информации;
Ваш документ готов! Теперь вы можете сохранить его на жесткий диск своего компьютера или сразу отправить контрагенту по электронной почте.
Начните пользоваться сервисом КУБ и заполняйте универсальные передаточные документы по форме 2020 года в автоматическом режиме, систематизировано храните документы в личном кабинете и отправляйте контрагентам в один клик! Зарегистрируйтесь прямо сейчас и получите бесплатный доступ ко всем функциям системы на 14 дней.
Кто может применять форму УПД в своей бухгалтерии?
По закону вы не обязаны применять УПД, но это удобно и упрощает документооборот для компании или ИП. Ведь по своей структуре УПД объединяет счет-фактуру и первичный документ. Он дает покупателю право на вычет по НДС, заменяя счет-фактуру, и подтверждает обоснованность расходов при расчете налога на прибыль и других налогов (письма ФНС России от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623, от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
УПД в своей бухгалтерии могут применять организации и ИП, независимо от выбранной системы налогообложения и даже на специальных налоговых режимах. Универсальным передаточным документом могут пользоваться даже налогоплательщики, освобожденные от уплаты НДС.
Кто должен принимать во внимание изменения в счете-фактуре
Для начала сразу разграничим тех, кто платит НДС и тех, кто не платит. Относящиеся ко второй категории обязаны выставлять УПД, если у них в обороте есть прослеживаемые товары. Но это всегда будет УПД со статусом «2», то есть отгрузочный документ, без функционала счета-фактуры (далее будем использовать сокращение с/ф).
Новые данные, введенные в счет-фактуру, следуют за изменениями законодательства. Например, указание в документе реквизитов документа отгрузки появилось в результате изменений, внесенных в ст. 169 НК РФ. Поэтому, во избежание последующих претензий контролеров по оформлению документов, советуем в любом бланке УПД ( как НДС-ном, так и безНДС-ном) учесть новшества. Пусть даже они и ни на что пока не влияют.
Напомним также, что форма УПД, предложенная ФНС, является только рекомендованной. Тот, кто ее использует, может по своему усмотрению добавлять графы и строки. Условие всего одно: если УПД выполняет функции счета-фактуры (статус «1»), в нем должны быть все данные и в той форме, как они присутствуют в обязательном бланке счета-фактуры.
Теперь посмотрим на новый бланк с/ф с 01.07.2021, попробуем его заполнить и представить, как будет выглядеть составленный на его основе УПД.
Приказ о применении УПД в организации
Что такое УПД в 2021 году? Эта означает “универсальный передаточный документ”.
Какой бланк применятся в 2021 году? Для чего? Как выглядит образец заполнения? Расскажем. При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав можно заполнить универсальный передаточный акт.
УПД – это форма, которая объединяет в себе счет – фактуру и передаточный документ. При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ.
Например, товарную накладную, акт и т.
д. В настоящее время без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД). Рекомендуемые формы универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД) отвечают требованиям бухгалтерского и налогового законодательства.
Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Однако это форма может быть изменена. Компания вправе дополнить ее новыми строками или столбцами, для того чтобы отразить более детализированную информацию.
- С 1 сентября 2022 года объёмно-сортовой учёт маркированных товаров должны вести производители, импортёры и розничные продавцы молочных продуктов. А с 1 ноября — все, кто участвует в обороте упакованной воды, в том числе кафе и рестораны.
- Вести объёмно-сортовой учёт — значит передавать в систему маркировки данные о партии товара: только общий код GTIN и количество. Делать это нужно во время приёмки, а также при выбытии товаров по любой причине, кроме продажи. Продаж объёмно-сортовой учёт не касается.
- Чтобы принять товары, достаточно подтвердить электронную накладную в системе ЭДО. Сканировать коды маркировки каждого товара не нужно.
- Чтобы вывести из оборота товары, которые испортились, нужно оформить документ в «Честном знаке», указать в нём причину вывода, GTIN и количество товаров.
- Вместе с объёмно-сортовым учётом или вместо него можно вести поэкземплярный учёт.