Нужно ли командировочное удостоверение в 2023 году?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли командировочное удостоверение в 2023 году?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.

Заполнение обратной стороны листа

Применяется для конкретных записей о ходе поездки. К примеру, в первую очередь прописывается дата фактического прибытия в место назначения. Указывает информацию представитель бухгалтерии, отдела кадров или сам директор принимающей стороны (обязательно проставляется ФИО, подпись).

Если работник должен посетить только одно отчетное место, следующим пунктом являются данные об окончании поездки. Последней записью является факт окончания командировки (заполнение осуществляется сотрудниками организации, где работает человек).

В том случае, если принимающей стороны нет, а основная цель – встреча с физическим лицом или другие задачи, оформлением командировочного удостоверения с обратной стороны занимается местная администрация, но, чаще всего – представители отеля, где проживает сотрудник, которые имеют на это полное право.

Обязательные документы

Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:

1. Наименование документа, его номер и дата издания.
2. Наименование предприятия, издавшего документ.
3. Личные данные командируемого, его должность.
4. Пункт назначения командировочной поездки.
5. Дата начала и продолжительность командировки.
6. Цель поездки, служебное задание.
7. Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
8. Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.

Упразднено командировочное удостоверение

Прежде всего, из названных постановлений Правительства РФ (№ 749 и № 812) исключено упоминание о командировочном удостоверении. Напомним: ранее оно считалось обязательным при командировках внутри страны, а также при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Важно

Теперь при любых загранкомандировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).

Командировочное удостоверение подтверждало срок пребывания в командировке, который исчислялся от даты приезда в пункт назначения до даты выезда из него. В целях определения суточных к этому сроку приплюсовывалось время в пути.

Отмена командировочного удостоверения означает, что время в пути приравнивается к выполнению работником трудовой функции. Ведь период пребывания в организации, куда командирован работник, теперь специально не обособляется (день прибытия и день убытия не фиксируются). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из служебной командировки.

Правда, разработчики комментируемого постановления не озаботились тем, что в пункте 11 (абз. 3) Постановления № 749 время нахождения в командировке и время проезда по-прежнему разделены… По мнению автора, в корректировке нуждается и эта формулировка.

Как устанавливают сроки

Длительность нахождения сотрудника в служебной поездке так же определяет положение о командировках. И здесь важно не забывать про форс-мажорные обстоятельства.

Пример

ООО «Гуру» отправило главного бухгалтера Широкову в командировку. Срок отсутствия согласно приказу – 3 дня (6 – 8 сентября 2022 года). При этом компания отправила ее на самолете, однако обратный рейс задержали. В итоге сотрудница вернулась в город только вечером 10 февраля. То есть фактически командировка длилась 5 дней. А определение сроков поездки таким образом предписано положением о командировках 2022-го года в ООО «Гуру».

Для ситуаций, когда человек добирался к месту командирования на попутном транспорте, не предусмотрено каких-либо четких инструкций. Определение длительности поездки в этом случае происходит на основании приказа руководства, который был составлен для выдачи направления в командировку. Основанием для определения продолжительности отсутствия работника служат:

• даты начала и окончания служебной поездки, согласно данному приказу;
• сопутствующие бумаги (в зависимости от конкретной ситуации).

Особенности документального оформления служебных командировок в 2015 г.

Правовой статус	Наименование документа
Отчет о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке	Служебное задание	Командировочное удостоверение
Военнослужащий, проходящий военную службу по контракту
Федеральный государственный гражданский служащий
Гражданский персонал

Таким образом, упрощение документального оформления служебных командировок коснулось только правоотношений, регламентируемых трудовым законодательством. Вместе с тем в органах военного управления и организациях Министерства обороны Российской Федерации для каждой вышеуказанной категории лиц, направляемых в командировки, необходимо формировать соответствующий пакет командировочных документов. С учетом того что данные документы являются основаниями для возмещения командированному лицу понесенных им в командировке расходов и в обязательном порядке приобщаются к авансовому отчету, упомянутое «упрощение» привело к усложнению бухгалтерской обработки авансовых отчетов в финансово-экономических органах Министерства обороны Российской Федерации.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?

Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.

Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).

Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.

Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:

• работники, не достигшие 18-лет;
• беременные женщины;
• работники-инвалиды.

Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.

Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:

• имеющие детей до 3 лет;
• воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
• осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).

Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?

Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);

3) расходы по съему жилья.

Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.

Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.

Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.

Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).

В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.

Важно! Если сумма суточных превышает 6 или 8 МРП в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями.

По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).

По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».

Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.

Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.

Внимание! Если командировка зарубежная, перечисление работнику делается в тенге для покупки валюты в обменном пункте, то курс принимается тот, что указан в чеке обменного пункта. Если командировочные оплачиваются по приезду, курс принимается на дату оплаты командировочных расходов.

Какие документы потребуются от работника?

Чтобы отчитаться о результатах командировки и израсходованных средствах, работнику необходимо подготовить:

• «Краткий отчет» (описываются результаты выполнения служебного задания) –сдается руководству на подпись;
• Командировочное удостоверение с проставленными на месте прибытия датами приезда/отъезда и печатями (при его наличии) –сдается в бухгалтерию;
• Служебное задание – сдается в бухгалтерию;
• Авансовый отчет (отчет о потраченных деньгах на проезд и проживание, а также о прочих понесенных расходах) –сдается в бухгалтерию;
• Подтверждающие документы (чеки, бумажные счета-фактуры и т.д.) –прикладываются к авансовому отчету и сдаются в бухгалтерию.

За суточные подтверждающие документы прикладывать не требуется, если они в рамках 6 (8) МРП. Т.е. нет необходимости собирать чеки за поездки в такси, автобусные билеты, чеки за питание в кафе, комиссии банкоматов и т.д.

Полученные документы бухгалтерия берет за основу для расчета оплаты (работнику компенсируется обоснованный перерасход денег или рассчитывается сумма, которую нужно вернуть в кассу). Документы хранятся в архиве наравне с другой бухгалтерской документацией до 5 лет.

Работнику следует самостоятельно позаботиться о получении и сохранности документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание.

Если поездка на поезде, следует:

• оформить в кассе или терминале вокзала «бумажный» билет и сохранить его;
• сохранить электронный билет или документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета (пп.1п.1 ст.244 НК РК).

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Использование личного транспорта

Ну а в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте — легковом автомобиле или мотоцикле — фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она представляется работником работодателю по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. К таким документам отнесены, в частности, путевой лист, счета, квитанции и кассовые чеки.

Между тем использование личного транспорта не предполагает применение путевых листов. Их оформляют в целях безопасности дорожного движения исключительно при эксплуатации автомобильного транспорта, принадлежащего юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (п.п. 2, 28, 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. приказом Минтранса России от 15.01.2014 № 7).

Далее, о каких счетах, квитанциях и кассовых чеках может идти речь при использовании личного транспорта? – Видимо, в первую очередь это документы, удостоверяющие приобретение топлива по маршруту следования, на которых будут отражены реквизиты АЗС. При этом расходы на ГСМ в части, связанной с исполнением служебного поручения, возмещает работодатель (ст. 188 ТК РФ). Однако в целях налогообложения прибыли размер компенсаций, включая затраты на топливо, определяется в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Кроме того, косвенными доказательствами поездки работника могут служить иные счета, квитанции и кассовые чеки, подтверждающие его проезд через тот или иной населенный пункт по маршруту следования. Примером может служить кассовый чек предприятия общественного питания или продуктового магазина на трассе, хотя эти затраты работника работодатель не возмещаются. Кстати, ночевать можно и в машине (наличие документов о проживании не обязательно).

Примечательно, что в качестве личного транспорта могут быть использованы исключительно легковой автомобиль или мотоцикл. Применение для этих целей иных видов транспорта, принадлежащих командированному работнику, – скажем, грузового автомобиля или катера, — Постановлением № 749 не предусмотрено. Если использование неоговоренных транспортных средств все же целесообразно, то работодателю надлежит их либо арендовать, либо получить от собственника в безвозмездное пользование. Но в этом случае об использовании личного транспорта речь уже не идет. В такой ситуации роль проездного документа действительно будет выполнять путевой лист.

Видимо, аналогичным образом решается вопрос о времени пребывания в командировке, если работник направился в нее на транспортном средстве, принадлежащем работодателю на праве собственности. Хотя считать путевой лист проездным документом нормативных оснований не имеется. Нужно признать, что вопрос о поездках на служебном транспорте остался непроработанным. Будем ждать официальных разъяснений.

Отмена командировочного удостоверения по сути избавляет работодателя от необходимости контроля за местом нахождения командированного работника. В принципе такое сокращение ограничений можно только приветствовать. Теперь выезжать в другую местность работник может без предварительного согласования с принимающей стороной (на практике таковая не всегда имеется). Да и необходимость отметки в командировочном удостоверении о выбытии из пункта назначения ограничивала мобильность работника.

Отмена командировочных удостоверений

Упрощение порядка оформления командировок заключается в отмене командировочного удостоверения, а еще служебного задание и отчета работника о проделанной работе. Изменения в постановление № 749 от 13.10.08 г. внесены упомянутым выше Постановлением № 1595. По общим правилам решение о необходимости командировки по-прежнему принимается руководителем компании, который утверждает сроки, цели и место рабочей поездки (п. 3, 4 Постановления № 749).

Согласно стат. 22 ТК работодатель также вправе самостоятельно разрабатывать ЛНА предприятия, включая положение о командировках, где может быть предусмотрено составление удостоверений по рекомендуемой форме Т-10 или по собственному образцу. При этом остается обязательным оформление сотрудниками авансовых отчетов в целях подтверждения произведенных расходов и представление первичных документов по затратам (счета, чеки, квитанции, билеты и т.д.).

Несмотря на то, что командировочное удостоверение в 2017 году отменили, контрольные органы не рекомендуют предприятиям спешить отказываться от их использования. И вот по каким причинам. Этот документ (наравне с авансовым отчетом) был необходим, прежде всего для подтверждения обоснованности произведенных расходов. Ведь по стат. 252 НК налогоплательщик вправе законно уменьшить полученные доходы на расходы при условии их оправданности и документального подтверждения.

Если речь идет о командировках, то на издержки относятся как суточные, так и оплата проезда, проживания и прочих сопутствующих поездкам трат. Основным первичным документом для подтверждения по-прежнему остается авансовый отчет. Однако при отсутствии удостоверения потребуется приложить к нему косвенно подтверждающие факт поездки документы – приказ руководителя о командировке и проездные (п. 2 стат. 252 НК). Фактический период пребывания специалиста в поездке подтверждается на основании проездных документов, а при их утере – документами о найме жилья (п. 7 Постановления № 749). При отсутствии и гостиничной документации потребуется служебная записка или другой документ с отметками принимающей стороны.

Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили

Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2020 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями еще в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015.

В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено.

Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца.

Можно использовать унифицированную форму Т-10.

Образец составления плана служебных командировок

--------------------------------------------------------------------------¬
¦Утверждаю ¦
¦Генеральный директор ¦
¦Сибирцев (А.К. Сибирцев) ¦
¦21 декабря 2009 г. ¦
¦ ¦
¦ План служебных ¦
¦ командировок ¦
¦ ОАО "Кимберлит" ¦
¦ на 1-е полугодие 2010 г. ¦
¦----T--------------T--------------------T------------------T------------¬¦
¦¦ ¦ Основание ¦ ¦ Наименование ¦ ¦¦
¦¦ ¦ выезда (план ¦ Цель командировки, ¦ структурного ¦Дата выезда,¦¦
¦¦ N ¦ работы ¦ страна ¦ подразделения, ¦ срок ¦¦
¦¦п/п¦подразделения,¦ командирования ¦ должность, Ф.И.О.¦командировк覦
¦¦ ¦ приказ ¦ ¦ командируемых ¦ (в днях) ¦¦
¦¦ ¦ руководителя)¦ ¦ сотрудников ¦ ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 1 ¦ План работы ¦ Изучение механизма ¦ Экономическо- ¦ 18.01 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ управления рисками ¦ финансовое ¦ 27.01.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ на предприятиях ¦ управление, ¦ (10 дней) ¦¦
¦¦ ¦ ¦ алмазодобычи, ¦ руководитель, ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ Сьерра-Леоне ¦ Архипов С.Ю. ¦ ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 2 ¦ План работы ¦Исследование свойств¦ Отдел МПД, ¦ 22.03 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ алмазов, Ботсвана ¦ специалист, ¦ 30.03.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ Шахнович С.В. ¦ (9 дней) ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 3 ¦ План работы ¦ Изучение наладки ¦ Отдел наладки ¦ 01.06 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ и обслуживания РЛС ¦ и обслуживания, ¦ 17.06.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ для обогащения ¦ заместитель ¦ (17 дней) ¦¦
¦¦ ¦ ¦ алмазосодержащего ¦начальника отдела,¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ сырья, Намибия ¦ Рудницкий И.Н. ¦ ¦¦
¦L---+--------------+--------------------+------------------+-------------¦
L--------------------------------------------------------------------------

Документальное оформление загранкомандировки

Если руководитель компании принял решение направить сотрудника в командировку, работники кадровой службы должны оформить:

• служебное задание (форма N Т-10а) , в котором нужно указать цель, время и место командировки. Этот документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник, а утвердить — руководитель организации;
• приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма N Т-9 или Т-9а) . Его готовят сотрудники кадровой службы организации на основании служебного задания;
• командировочное удостоверение (форма N Т-10) . Документ подтверждает срок пребывания работника в командировке.

Снимаем деньги с валютного счета

О том, как это сделать, говорится в Указании ЦБ РФ от 14.08.2008 N 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».

Если компания решила снять со своего счета деньги в иностранной валюте, она должна подать в банк письмо на ее получение, составленное в произвольной форме или по форме, разработанной банком. В нем должны быть указаны реквизиты, перечисленные в п. 2.1 Указания:

• наименование организации;
• дата составления письма и получения наличной иностранной валюты;
• номер банковского счета;
• Ф.И.О. лица, получающего наличную валюту;
• реквизиты документа, удостоверяющего личность;
• наименование наличной иностранной валюты и сумма, подлежащая выдаче.

Письмо должны подписать сотрудники, наделенные правом первой и второй подписи, с проставлением печати организации.

Если за снятие денег с валютного счета придется заплатить комиссию, то в бухучете эту сумму нужно включить в состав прочих расходов (абз. 7 п. 11 ПБУ 10/99).

Напомним, что если организация осуществляет операции с иностранной валютой, к счету 50 «Касса» нужно открыть субсчета для обособленного учета каждой наличной валюты (Инструкция к Плану счетов, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Например, можно использовать субсчета «Касса в долларах США», «Касса в евро» и т.д.

Похожие записи:

• Методика расчета арендной платы за земельный участок
• С 2023 года организации смогут оформлять электронные путевые листы