Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить компенсацию за отпуск без увольнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.
Как образуется неиспользованный отпуск в 2020-м?
Не использованный отпуск — это сумма всех дней, положенных для отдыха, суммированных в течении года.
Первыми днями отпуска считаются 28 положенных дней в году по закону. За ним следует дополнительный оплачиваемый отпуск (если он вам все же полагается в зависимо от условий труда). Неиспользованные дни для отдыха прибавляются к сумме последующего отпуска в новом календарном году.
Отказ от декретного отпуска или выхода с него немного ранее не дает право «догуливать» его потом.
Этот случай также является исключением для неиспользованного отпуска. Также к неиспользованным дням положенного отдыха относятся дни по беременности и родам. В этом случае выдается лист нетрудоспособности, а это значит, что эти дни рассматриваются как больничный.
За неиспользованный отпуск по родам и беременности также нельзя получить компенсацию.
Согласно Трудовому Кодексу РФ, вам, как работнику какой-либо организации, работодатель должен предоставить минимум 28 дней в году основного отпуска. Если у вас не возникло желание его использовать, возможен перенос отдыха на следующий год.
Работодатель не имеет право не предоставлять вам отдых более 2 лет. Это запрещено законом.
Неиспользованный отпуск всегда возможно заменить выплатой (компенсацией), но сумма положенных к ней дней колеблется в зависимости от того, увольняется работник или нет.
Для расчета положенной к выплате суммы, необходимо сложить все рабочие дни за прошедший год и высчитать среднюю зарплату, по которой будет видна сумма компенсации. Для того, чтобы получить деньги за не использованный отпуск, следует написать заявление начальнику организации.
Можно ли получить компенсацию за отпуск и продолжать работать
Работник может получить компенсацию только за неиспользованный дополнительный отпуск. Для этого он должен написать заявление на имя работодателя или лица, которое уполномочено работодателем подписывать такие заявления.
Заявление пишется в свободной форме. Если на предприятии разработан бланк для заявлений, то необходимо использовать его. В заявлении должна быть следующая информация:
- В правом верхнем углу необходимо указать информацию о работодателе и о заявителе:
- должность представителя работодателя, который имеет право подписывать такие заявления, и его ФИО. Например: «Генеральному директору ООО «Петарда» Сильянову К.П.»;
- должность и ФИО заявителя. Например: «От программиста Уварова М.Э.»;
Для получения выплаты следует выполнить ряд действий:
- Работник обращается к руководителю с письменной просьбой о замене отдыха на выплату.
- Наниматель, получив обращение:
- принимает решение о возможности или невозможности предоставить деньги взамен отдыха;
- приняв положительное решение, издает приказ в произвольном формате, указав в нем информацию о сотруднике, число дней, подлежащих замене на выплату, обоснование для решения (обращение человека);
- отражает фактическую замену в личной карточке Т-2 в разделе, касающемся отдыха, с указанием основания выплаты и данные о приказе руководителя;
- фиксирует факт замены в графике предоставляемых на предприятии отпусков в целях недопущения дальнейших ошибок, указав в примечании число дней, возмещенных деньгами, с указанием сведений о приказе.
Обстоятельства, в которых сотруднику обеспечивается компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения
Исходя из положений ТК РФ, любому официально трудоустроенному лицу, которое отработало в конкретной фирме более 6 месяцев, обеспечивается как минимум 28 дней отпуска за счет нанимателя за один календарный год. Практика демонстрирует, что в большинстве случаев мало сотрудников, которые используют все положенные 28 дней. Помимо основного отпуска некоторым категориям работников также может полагаться дополнительный отдых. Именно дни дополнительного отдыха, не использованные в должной мере, подлежат компенсации нанимателем.
В частности, на основании положений ст. 126 ТК РФ, законодательство обеспечивает гражданам возможность получить от нанимателя денежную компенсацию неиспользованному отпуску. При этом важно подчеркнуть, что статья фиксирует право управленца, а не его обязанность возмещать неотуглянный подчиненными отпуск. Итоговое решение всегда остается за компанией.
Существует ряд обстоятельств, когда управленец на основании законодательных положений не может обеспечить подчиненному возмещение. В частности, ст. 126 ТК РФ постановляет, что сотрудниками, которые обязательно должны уйти именно в отпуск, являются:
- женщины, ожидающие появление ребенка;
- трудоустроенные лица, не достигшие совершеннолетия;
- субъекты, осуществляющие свою трудовую деятельность во вредных и/или опасных условиях;
- на основании Письма Минтруда РФ № 13/7/В/234 от 26.03.2014г., граждане, подвергшиеся негативному влиянию радиационного излучения вследствие трагедии на ЧАЭС.
Компенсация за отпускные дни возможна, но с учетом некоторых особенностей.
Финансовая замена невозможна:
- Для конкретных членов коллектива – работающих в опасных и/или вредных условиях, беременных, несовершеннолетних и лиц, подвергшихся чернобыльской радиации.
- В случае получения отпуска авансом.
- В случае переноса периода отдыха, независимо от причин, по которым это произошло.
В остальных случаях персонал вправе заменить неиспользованный отпуск финансовой выплатой, если количество его дней превышает 28.
Чтобы самостоятельно вычислить размер положенной выплаты нужно:
- сложить все начисления за календарный год;
- разделить их на число отработанных месяцев;
- разделить полученную цифру на 29,3;
- умножить выведенное число на число дней, за которые затребована финансовая замена.
Порядок получения выплаты не представляет сложностей. Нужно просто написать соответствующее заявление, зарегистрировать его и передать руководителю. Последний издаст приказ, после подписания которого будет начислена компенсация.
Как и со всех других видов выплат, с компенсации за неиспользованные дни отдыха без увольнения удерживается НДФЛ и все страховые взносы.
Вопрос: Сотрудник 2 года не брал отпуск. Дополнительный или продленный ему не положен. В связи с тяжелым материальным положением он просит заменить ему количество неотгулянных дней денежным возмещением, но не хочет рассчитываться. Может ли кадровик рассчитать ему соответствующую сумму?
Ответ: Такая проплата положена только при увольнении. В остальных случаях она карается штрафом.
Штраф предусмотрен также за отсутствие у человека законного отдыха в течение 2-х трудовых лет подряд.
Подытожим. В 2018-м г. выдача денежного эквивалента за невзятый основной отпуск без оставления места службы не выплачивается.
Законная возможность получить возмещение возникает только при наличии в запасе дней дополнительного / удлиненного отпуска, если работник провел на отдыхе минимальные 4 недели. Исключая категории граждан, которым нельзя получить за оставшиеся отпускные дни деньгами (беременные, несовершеннолетние и т. д.). А вот выплачивать эти деньги или предложить работнику все-таки отдохнуть – целиком в компетенции руководителя.
Требования ТК РФ к компенсации за отпуск — кому положены, для кого запрещены
Основной документ, регламентирующий основания, по которым отпуск работника может быть заменён на компенсационную выплату, — Трудовой кодекс РФ (статья 126). Здесь определены конкретные случаи, когда это возможно.
Заметим, что нормативный акт запрещает предоставлять работнику денежные выплаты (иную материальную компенсацию) взамен стандартных 28 отпускных дней в году. То есть ни один день основного отпуска не может быть заменён на денежную компенсацию, это требования, которые нельзя нарушать.
Заменить на деньги можно только дни, превышающие срок основного отпуска. Здесь законодательство однозначно поясняет, что каждый трудоустроенный гражданин обязан 28 дней в году находиться в отпуске, это его обязанность, а не право. Даже если финансовое положение человека нестабильно и деньги очень нужны прямо сейчас, он не имеет права поменять время отдыха на выплаты.
Логично, что это ограничивает законодательство в этом вопросе не только работников. И если для наёмных служащих желание получить выплату за дни отдыха не чревато санкциями, то работодатель, нарушающий трудовое право, может быть подвергнут штрафам. Поэтому главная задача кадровика на предприятии или ИП, когда его работник просит такую компенсацию, — объяснить человеку, по какой причине это невозможно сделать, и не пропустить заявление на эту тему в кадровом документообороте.
Исключение здесь — увольнение сотрудника, в этом варианте компенсация проводится за весь отпускной период, который не был использован работником за время трудоустройства на предприятии. Сюда включаются и основной, и дополнительный оплачиваемые отпуска.
Что ждёт работодателя при нарушении требований ТК РФ
Если работодатель нарушает законодательство в части компенсации за отпуск или ведёт некорректный расчёт, к нему применяется полный спектр санкций, которые действуют по всем отпускным вопросам. В итоге, согласно части 1 ст. 5.27 КоАП РФ, при нарушениях по оформлению и выплатам при замене отпуска на деньги, обнаруженных единожды, на предприятие может быть наложен штраф:
- 1 000—5 000 ₽ на руководителя компании или индивидуального предпринимателя;
- 30 000—50 000 ₽ на организацию.
Если нарушения происходят систематически, штрафы вырастают в разы, а руководитель организации-нарушителя может быть отстранён от должности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП):
- от 10 000 до 20 000 ₽ может составить штраф для директора и ИП, предусмотрено также снятие с должности руководителя на срок 1—3 года;
- штраф компании может составить от 50 000 до 70 000 ₽.
Зачастую работодатель считает, что обнаружить такие ошибки практически нереально, но факты говорят об обратном.
Всплывают нарушения, как правило, в двух вариантах:
- сотрудник обращается в Инспекцию по труду или в судебную инстанцию (причём, тема может быть и другой, а при проверке контролёра по трудовым отношениям могут вскрыться и эти несоответствия);
- не стоит забывать, что согласно ч. 1 ст. 353 и ч. 2 ст. 360 ТК РФ, существуют плановые и внеплановые проверки работодателей, которые и работают на выявление таких правонарушений.
Выше было сказано, что дни отдыха «за вредность» нельзя заменить выплатами. Однако в данном случае есть особенность, предусмотренная ст. 117 ТК РФ. Таких дней должно быть не менее семи, и они не могут быть заменены деньгами. Но предприятием может быть предусмотрено предоставление более длительного отдыха «за вредность». В этом случае дополнительные (свыше семи) дни могут заменяться денежными выплатами.
Если работник не отдыхал два или более года, то такая ситуация «не считается» превышением нормы. Это вытекает из ст. 126 ТК РФ, которая говорит, что деньгами можно заменять только часть времени отдыха, более 28 дней за каждый год. Если работник не отдыхал два года, и ему полагается «обычный» отпуск в 28 дней за год, то он должен «отгулять» все 56 дней, накопившихся за два года. Если же предположить, что он должен отдыхать 30 дней в год (например, как инвалид), то он может заменить деньгами только 4 дня, превышающие «обычную» продолжительность отпуска за два года.
Как рассчитать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск
Высчитать эту сумму не составляет особого труда.
- Складывают общую сумму денежных выплат за последние 12 месяцев работы (если человек отработал меньше года, значит, суммируют зарплату за весь отработанный период).
- Полученную сумму делят на 12 (если отработал меньше года, всего лишь несколько месяцев, то на количество полных месяцев работы). Полученный при делении результат – среднемесячная заработная плата, но нам нужна средняя заработная плата за один рабочий день.
- Среднемесячную заработную плату делим на 29, 3 (общепринятое среднее число выходов в месяц). Так мы высчитали среднюю зарплату за один рабочий день.
- Умножив полученное число (среднюю зарплату за день) на количество неиспользованных дней отпуска мы получим сумму положенной компенсации за неиспользованные дни отпуска.
ТК РФ не указывает, какой конкретно размер компенсации фирма должна выплатить сотруднику за каждый день неотгулянного отпуска, но устанавливает методику расчета.
В базу для расчета включите зарплату и другие выплаты за отработанные дни. Не учитывайте в расчете выплаты за неотработанные дни — отпускные или больничные. Также не включайте в расчет социальные выплаты, к примеру, материальную помощь.
Формула для расчета компенсации:
Кнеотг.отп. = Кзам.дн.. × СРЗП,
где:
Кнеотг.отп. — размер денежной компенсации;
Кзам.дн.. — количество отпускных дней, вместо которых будут выплачены деньги;
СРЗП — средняя заработная плата сотрудника за 1 рабочий день.
Наибольшие трудности на практике вызывает расчет в целях данной компенсации среднего заработка сотрудника в день. Он определяется по формуле:
СРЗП = ЗПначисл. / Куч.дн.,
где:
ЗПначисл. — совокупный размер выплат (зарплата, премии и т. д.), которые работодатель начислил сотруднику за рассматриваемый период;
Куч.дн. — количество дней (календарных), которые принимаются в расчет при исчислении средней заработной платы сотрудника за 1 рабочий день.
При этом количество дней, которые участвуют в расчете среднедневной зарплаты сотрудника, например, за 2018 год, по-разному рассчитывается для полного и неполного месяцев работы:
- если месяцы отработаны полностью, то Куч.дн. принимается равным количеству месяцев работы, умноженному на 29,3 (среднее количество календарных дней в месяце);
- если некоторые месяцы 2019 года отработаны не полностью, то они принимаются в пропорции (отношение количества дней в месяце, в течение которых сотрудник фактически выполнял свои служебные обязанности, к общему количеству дней в таком месяце). И далее такая пропорция по каждому не полностью отработанному месяцу умножается, как и в случае с полным месяцем, на 29,3.
Компенсация отпуска без увольнения в 2019 году облагается НДФЛ и страховыми взносами. Образец расчета компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения покажем на примере.
Как выплатить компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения?
Для получения возмещения необходимо обратиться к руководителю учреждения с заявлением. На его основании, при положительном ответе начальства издается приказ и в бухгалтерию направляется распоряжение. Исходя из такого распоряжения, сотрудники бухгалтерии производят оформление возмещения и ее дальнейшая выплата.
Важно понимать, что замена части отпускного периода на материальное возмещение может быть отклонена начальством. Данное решение абсолютно законно, и принимается руководителем, основываясь на собственных решениях.
Еще один нюанс такого возмещения состоит в том, что получить возмещение можно только после использования основного периода. То есть нельзя сначала получить деньги за дополнительный отдых, а потом идти в основной.
Похожие записи: