Что такое АХО, расшифровка должности

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое АХО, расшифровка должности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Административно – хозяйственная деятельность может иметь постоянный статус

2. Нюансы выполнения задач

3. Основные задачи отдела

4. Права, функции и ответственность

5. Начальник подразделения

6. Требования к специалисту

7. Специалист по административно хозяйственной работе должностная инструкция

8. Административно-хозяйственный персонал

9. Обобщая вышенаписанное

Про любую компанию можно сказать, что существует несколько функций, обойтись без которых невозможно. Это независимо от того, чем структура занимается. К числу таковых и относится административно-хозяйственная работа. Это аксиома, без которой сейчас успешная деятельность невозможна. Поэтому, рассматривая ее, необходимо поговорить о наиболее значимых выполняемых функциях, о должностях, о месте и роли в структуре компании. В целом административно-хозяйственная деятельность – это весьма типичное дело. Хотя конкретное наполнение отличается зависимо от целей, что стоят в данный момент времени перед компанией, от ее размера и доступных ресурсов. Но начать следует с определения. Административно-хозяйственная деятельность – это работа, связанная с организацией работы сотрудников, отделов и служб предприятия с целью достижения высокой результативности организации. Охватывает все уровни.

Первоначально следует составить описание рабочего места. Оно должно включать перечень необходимого оборудования и мебели. Но не просто что-то случайное и впервые подвернувшееся под руку, а то, что используется в типичном рабочем месте. Можно осуществить градацию зависимо от уровня должности и выделить высшее управленческое звено, руководителей средней руки и исполнителей. Или можно отталкиваться от специфики деятельности. Это наличие посетителей, использование дополнительного оборудования, инвентаря, особенных требований к температуре помещений, текущего освещения и тому подобных моментов. В идеале описание необходимо составлять для каждой должности. Но это одновременно является и очень трудоемкой работой. Поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением типового описания. Например, для работников лаборатории необходимо обеспечить достаточное освещение и определенный температурный режим. Сотрудники, работающие с клиентами, должны иметь места ожидания. Для бухгалтеров обязательно должен быть предусмотрен сейф.

Административно – хозяйственная деятельность может иметь постоянный статус

…или быть временной в зависимости от ситуации.

Виды и функции административно – хозяйственной работы определяются в зависимости от деятельности компании. В классификацию могут войти:

Документооборот.

Работа в библиотеке, с базой данных, с архивом, обмен бумажными носителями, работа с файлами на электронных носителях.

Организационная работа.

Всё, что требует правильной и продуманной организации, относится к этому виду деятельности.

Правильно организовать рабочие места, в соответствии с санитарными нормами и требованиями по технике безопасности.

Подготовить проведение мероприятий, как развлекательного характера, так и презентаций, рабочих совещаний.

Обеспечение сотрудников компании полноценным и качественным питанием.

Работа по страхованию жизни, как отдельных сотрудников, так и компании в целом.

Организация службы курьерской доставки.

Перевозка сотрудников транспортом компании.

Переговоры.

Текущее обеспечение.

Эта работа имеет направление хозяйственной деятельности. Занимаются ею чаще всего заместители директора (руководителя компании) по хозяйственной части.

Нюансы выполнения задач

Следует обратить внимание читателя на то, что некоторые функции являются постоянными, а другие представлены как разовые действия. Несмотря на это, все это нужно иметь в виду и при необходимости обсуждать с сотрудниками. Ведь может возникнуть необходимость выполнить хоть разовую, но глобальную задачу, например, организовать переезд. И в этом случае не должно быть вопроса, «кто это будет делать». Специалист по административно-хозяйственной деятельности должен хорошо осознавать, что его основная цель — обеспечить комфортную и бесперебойную работу всех служб компании. Основная задача — помочь остальным отделам уложиться в производственный график, несмотря ни на что. Поэтому список обсуждаемых выше функций может быть сокращен или расширен. Все зависит от конкретной ситуации.

Но это не единственное, чем можно ограничиться. Например, при взаимодействии с сотрудниками вы можете создать журнал тикетов. В этом случае поступающие объяснения записываются и затем передаются для исполнения конкретному исполнителю. При этом необходимо периодически просматривать и проверять прогресс. Также может быть важно стимулировать сотрудников к качеству и скорости обработки заявок. Если есть обоснованное заявление о том, что один из сотрудников плохо выполняет свои обязанности, то это должно закончиться наказанием исполнителя. Для обеспечения справедливости крайне желательно установить стандарты. В этом случае необходимо составить полный список возможных обращений с реинтеграцией при возникновении прецедентов. А потом для каждой статьи разрабатывается своя норма. Хотя очень часто стандартные правила не предусмотрены. Поэтому компании устанавливают свои ценности, исходя из специфики своей текущей деятельности и задач. Например, если вы получили сообщение о том, что лампочка перегорела, вам дается рабочий день для устранения этой проблемы.

Основные задачи отдела

Кто это — специалист АХО? Должностное лицо, которое выполняет все (или часть — в зависимости от масштаба организации) функции административно-хозяйственного отдела. А задачи у АХО следующие:

Закупка, хранение, выдача сотрудникам различных предметов, материальных ценностей, необходимых для их работы.
Ремонт поломок материального имущества компании, реставрация помещений.
Соблюдение противопожарных нормативов и правил, контроль за следованием им сотрудников.
Материальная ответственность за эксплуатируемым сотрудниками имуществом компании.
Поиск фирм, предоставляющих клининговые и коммунальные услуги.
Заключение соответствующих договоров и соглашений — на проведение интернета, телефонной связи, вывоз мусора и проч.
Своевременное и полное обеспечение сотрудников организации материальными ценностями, необходимыми для их работы.
Контроль за состоянием рабочих помещений, своевременное устранение возникающих неполадок.
Организация комфортных условий для отдыха сотрудников в течение рабочего дня.
Контроль за обеспечением охраны рабочих помещений.

Права, функции и ответственность

В каждой компании есть особенности, однако должностные обязанности специалиста АХО везде практически одинаковы. В них входит:

обеспечение крупных закупок любой техники;
покупка, распределение канцтоваров;
снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью;
оперативный ремонт оборудования, профилактика поломок;
ведение документооборота, баз данных, технических файлов;
уборка, ремонт, оформление помещений;
благоустройство уличной территории;
организация питания в компании;
организация работы корпоративного транспорта;
устройство зон отдыха, мест для курения, мероприятий (например, корпоративов);
взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями;
организация электроснабжения, контроль работы отопительной системы;
соблюдение санитарных, противопожарных норм;
набор сотрудников, оценка их работы;
информирование персонала о новых актах, нововведениях, мероприятиях.

Во многих организациях принято проводить планерки: ежедневные, еженедельные или ежемесячные. На них начальник сообщает новую информацию своим сотрудникам, раздает поручения, ставит задачи.

Все сотрудники имеют ряд обязательств:

выполнять поставленные вышестоящим руководством цели и задачи;
вести всю необходимую документацию, заполнять табели, формы, сметы, проводить расчеты;
быть готовыми к оперативному решению любых проблем;
использовать по назначению и рационально материальные блага, кадровые ресурсы;
выполнять все должностные обязанности, соблюдать правила санитарной и противопожарной безопасности всей организации;
вовремя предоставлять отчеты, статистическую информацию начальству;
исполнять свою работу квалифицированно, качественно, в срок.

Расшифровки должности АХО как таковой нет. Ведь аббревиатура означает административно-хозяйственный отдел, а не определенного сотрудника. Это подразделение выполняет следующие задачи:

Закупка, хранение и последующая выдача работникам различных расходных материалов, материальных ценностей, необходимых для трудовой деятельности.
Периодический и срочный ремонт помещений, оборудования, мебели и проч.
Контроль за выполнением сотрудниками правил пожарной безопасности.
Несение ответственности за материальные ценности компании.
Урегулирование всех вопросов с поставщиками коммунальных услуг.
Решение вопросов со связью — проводной, мобильной, интернетом и проч.
Контроль за чистотой рабочих помещений, своевременная уборка.
Организация по трудовому законодательству РФ комфортных условий для отдыха сотрудников.
Обеспечение охраны офиса, производственных помещений, территории организации и проч.

Начальник подразделения

Первой должностью в АХО по классификатору является начальствующая. Это главный человек в отделе. Помимо начальника, руководителем может быть администратор, главинженер или ведущий специалист. Обязательно наличие опыта работы — не менее пяти лет на руководящей должности. Этот сотрудник подчиняется непосредственно гендиректору или его заму. Он обладает правом подписи документов по своей специализации, уполномочен представлять компанию по делам АХО.

Начальник административно-хозяйственного отдела должен знать следующее:

Трудовой кодекс.
Внутренние нормативные акты компании.
Данные о структурных подразделениях организации, их взаимосвязи.
Правила охраны труда.
Приказы, распоряжения, акты, постановления непосредственного руководства, касающиеся административно-хозяйственной части.
Правила организации труда, управления персоналом.
Ведение материальной отчетности, табельного учета, установление сроков сдачи документации.
Эксплуатация и обслуживание офисной техники.
Навыки делового общения, составления документации.
Порядок проведения закупок расходных материалов, инвентаря, оборудования и проч.
История организации-работодателя, перспективы ее развития.

Акт приема должности начальника АХО подписывается директором компании. На новоиспеченного сотрудника возлагаются следующие важные задачи руководителя:

Определять меры наказания для своих подопечных (работников АХО).
Быть ответственным за график отпусков.
Давать право на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств.
Контроль за исполнением всех поставленных перед подразделением задач.
Привлечение подрядчиков.
Контроль за проведением закупок.
Разработка планового ремонта помещений и проч.

Чтобы разобраться, кто это — специалист АХО, мы сначала разъясним читателю характеристику и основные функции места работы этого должностного лица. Аббревиатура АХО — административно-хозяйственный отдел. Создается практически во всех компаниях, где численность сотрудников превышает 100 человек. Отдел занимается закупкой расходных материалов для деятельности фирмы, расчетом их необходимости, отвечает за порядок и комфортабельность рабочих мест, обеспечивает чистоту общественных и производственных помещений компании.

Если же корпорация масштабная, то АХО внутри себя дополнительно разделяется на ряд подразделений:

планово-расчетное;
материально-ресурсное;
социально-бытовое.

Требования к специалисту

Должностная (ведущего специалиста АХО) инструкция подразумевает ряд требований к работнику. Сотрудник должен знать:

Распоряжения, приказы, постановления, иные регулятивные и нормативные документы, непосредственно относящиеся к его (специалиста) деятельности.
Структуру организации-работодателя, права и обязанности ее сотрудников.
Правила и рекомендации по обслуживанию посетителей, потребителей.
Виды оказываемых работ и услуг.
Основы экономики, управления персоналом, организации труда.
Основы маркетинга, продвижения.
Планировку, эстетическое оформление помещений.
Основы социальной психологии.
Трудовое законодательство.
Правила и нормативы охраны труда.

Минимальные требования к подготовке специалиста:

Среднее профессиональное образование.
Начальное профессиональное образование с опытом работы по специальности не менее 2-х лет.

Для занятия руководящих должностей обязателен опыт работы в административно-хозяйственном отделе не менее 5 лет.

Специалист по административно хозяйственной работе должностная инструкция

Средства механизации ручного труда. 4.7. Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги. 4.8. Основы экономики, организации труда, производства и управления.

4.9. Законодательство о труде. 4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 5. Начальник хозяйственного отдела подчиняется непосредственного генеральному директору.

6. В случае отсутствия начальника хозяйственного отдела (болезнь, отпуск, командировка, пр.), его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который несет ответственность за надлежащее их исполнение. сооружений)

Административно-хозяйственный персонал

Работники бюджетных учреждений относятся к непроизводственной сфере

Классификация работников в бюджетных учреждениях используется при составлении штатного расписания, составление статистической отчетности и для внутренних управленческих нужд. Поэтому классификация работников по обудована по признаку выполняемых функций или сфере применения трудаі.

По сфере применения труда персонал разделяют на группы:

– руководящие работники: руководитель учреждения, его заместители, главный бухгалтер и т.д.;

– ученые – сотрудники научно-исследовательских учреждений: главные, ведущие, младшие научные сотрудники)

– научно-педагогические (преподавательский состав высших учебных заведений III – IV уровней аккредитации,)

– педагогические (учителя, воспитатели, методисты школ, училищ)

– профессионалы и специалисты (врачи, рентгенологи, работники работающие с различной аппаратурой, бухгалтеры, экономисты и т.д.)

– технические работники (уборщицы, сторожа, рабочие)

По признаку выполняемых функций персонал бюджетный учреждений делится на:

– основные работники – это работники, на которых возложено выполнение главных функций, закрепленных за соответствующим учреждением

(врачи в больничных учреждениях, научные работники в научных учреждениях, педагогический персонал в школах, профессорско-преподавательский состав в высший учебных заведениях и т.д.);

– вспомогательно-технический персонал задача которого – обслуживать основных работников (средний медицинский персонал, учебно-вспомогательный и другие);

– административно-хозяйственный персонал, к которому относятся руководящий состав, бухгалтерия, планово-финансовый отдел, инженерно-технический персонал и т.д.;

– младший обслуживающий персонал включает очередных, уборщиц, санитарок, сторожей и т.п.

В зависимости от включения их в штатное расписание различают штатных и нештатных работников. Штатные работники это такие, которые включены в штатное расписание учреждения. Нештатные работники к нему не включается юченні.

Контракт заключается на определенный срок и применяется для работников, принимаемых на работу на определенный срок или на время выполнения определенной работы.

Обобщая вышенаписанное

Как видите, организация административно-хозяйственной деятельности имеет свои «подводные камни», которые на первый взгляд и не видны. При разработке положений и должностей необходимо учитывать довольно большой массив информации. Это относится к целям компании, ее специфики и размерам. Детальное планирование и четкое прописывание бизнес-процессов позволит успешно решать задачи благодаря установлению адекватной процедуры выполнения работы. Управление административно-хозяйственной деятельностью предусматривает, что все, кто задействован в исполнении и контроле процесса, должны быть ознакомлены с теоретически обоснованием при его выполнении. Следует всегда помнить, что грамотное руководство позволяет резко улучшать эффективность всегда процесса. Неважно о чем идет речь – про административно-хозяйственная деятельность учреждения государственных органов, некоммерческую структуру или частное предприятие – хорошее управлением обладает огромным резервом развития. И это нужно использовать.