Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответственность за утрату, незаконное уничтожение документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Второй комментарий к Ст. 284 УК РФ
1. Непосредственным объектом преступления является обороноспособность и экономическая безопасность государства.
2. Объективная сторона преступления характеризуется:
а) действием либо бездействием (нарушение установленных правил обращения с содержащими государственную тайну документами, а равно с предметами, сведения о которых составляют государственную тайну);
б) последствием (утрата последних и наступление тяжких последствий);
в) причинной связью между указанными действиями (бездействием) и последствиями.
Документ, содержащий государственную тайну, — официальный или неофициальный носитель информации о такой тайне (документы официального характера — справки, отчеты и т.п., черновые записи, данные, занесенные на магнитную ленту, фотои кинопленку и т.п.). Предметами, сведения о которых составляют государственную тайну, являются различные изделия, образцы, модели и материалы, например, отдельные экземпляры или модели техники, приборов, вооружения.
Преступление окончено с момента утраты соответствующих документов, которая, в свою очередь, повлекла наступление тяжких последствий.
Утрата — это выход документов, содержащих государственную тайну, или предметов, сведения о которых составляют государственную тайну, из владения лица, имеющего допуск к государственной тайне. Уничтожение документов или предметов, составляющих государственную тайну, утраты не образуют, так как это исключает возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
Понятие наступления тяжких последствий понимается так же, как в ч. 2 ст. 283 УК РФ.
3. Субъектом преступления может быть только лицо, имеющее допуск к государственной тайне.
4. Субъективная сторона преступления характеризуется неосторожностью (равным образом в виде легкомыслия или небрежности).
На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.
Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.
На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.
Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.
Источник
Под кадровой документацией для целей настоящей статьи мы будем понимать все те документы, которые оформляют и регулируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения в компании. В рамках кадровой документации можно выделить следующие блоки документов в зависимости от особенностей их восстановления в случае утраты:
- при восстановлении которых необходимо учитывать ознакомление с ними работников под личную подпись;
- с которыми работников не ознакамливают, но которые составляются и хранятся у работодателя в силу требований закона или по усмотрению организации;
- в которых необходимо наличие подписей и работодателя, и работника (либо представителя работников) как сторон трудовых и непосредственно связанных с ними отношений;
- порядок восстановления которых регламентирован нормативными правовыми актами;
- книги и журналы учета, которые обязательны к ведению работодателем или ведутся им в соответствии с принятым в организации порядком.
Комментарий к Статье 284 УК РФ
1. Объектом преступного посягательства являются общественные отношения в сфере сохранения и защиты государственной тайны.
2. Объективная сторона состава преступления характеризуется тремя признаками: а) деянием (действием или бездействием), связанным с нарушением конкретных правил обращения с предметами и документами, составляющими государственную тайну; б) последствием (утратой указанных предметов и документов и наступлением тяжких последствий); в) наличием причинной связи между указанным деянием и последствиями.
3. Документ — это текстовые и иные графические материалы официального характера, т.е. облеченные в установленную форму, имеющие регистрационный номер, гриф секретности, особый порядок составления, хранения, выдачи и уничтожения. Предмет — все остальные носители, сведения о которых содержат государственную тайну. К ним могут быть отнесены сырье, оборудование, материалы и изделия, энергоносители, видео-, аудиоматериалы и т.п. Как и документы, такие предметы имеют особый порядок создания, регистрации, хранения и уничтожения.
4. Под утратой документов и предметов следует понимать их противоправный выход из владения ответственного лица, в результате которого наступили тяжкие последствия. Уничтожение предметов и документов, составляющих государственную тайну, не образует утраты, поскольку в этом случае исключается возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
Вышедшим из владения признается документ или предмет в случае, когда он отсутствует в месте его постоянного хранения, у ответственного лица и нет сведений о его передаче другому лицу или уничтожении.
5. Правила обращения с указанными предметами и документами регулируются ФЗ (например, Законом РФ «О государственной тайне»), а также иными нормативными актами.
5.1. Нарушение правил обращения означает отступление от правил обращения с содержащими государственную тайну документами и предметами или их полное игнорирование. Для наступления УО необходимо установить, какие конкретно правила обращения и какие конкретно пункты правил нарушены виновным (например, работа с секретными документами не в установленном месте, нарушение правил их передачи и т.п.).
6. Наличие причинной связи между нарушением правил обращения, с одной стороны, и утратой предметов и документов, повлекшей тяжкие последствия, — с другой, заключается в прямой зависимости между фактом нарушения правил и фактами выхода предмета или документа из владения данного лица и наступлением указанных последствий. В противном случае состав преступления отсутствует.
6.1. Не всякое нарушение правил обращения с секретными документами и предметами является причиной их последующего выхода из владения (например, неопечатывание сейфа, из которого в последующем произошло хищение секретных документов, не находится в связи с хищением, так как не могло его предотвратить).
7. Тяжкие последствия — оценочное понятие (см. коммент. к ст. 283).
8. Субъективная сторона состава преступления определяется неосторожной виной. Лицо предвидело возможность наступления общественно опасных последствий, но без достаточных оснований самонадеянно рассчитывало на их предотвращение (совершение преступления по легкомыслию) или лицо не предвидело возможности наступления таких последствий, хотя должно было и могло эти последствия предвидеть (преступная небрежность).
9. Субъект преступного посягательства специальный — лицо, имеющее допуск к государственной тайне, т.е. ответственное за сохранность предмета (документа), либо допущенное к государственной тайне лицо, которому данный предмет или документ был передан по службе или работе.
10. Преступление относится к категории средней тяжести.
Причины утраты документов и оправдательные документы
Причина утраты |
Подтверждающие документы |
Стихийное бедствие |
Справка территориального управления МЧС России |
Пожар |
Справка противопожарной службы (МЧС России) |
Затопление |
Справка РЭУ |
Кража |
Справка местного управления внутренних дел, решение суда |
Не исключено, что налоговая инспекция, получив информацию об отсутствии у организации бухгалтерских документов, предпримет какие-либо меры налогового контроля. Однако если представленные организацией доказательства утраты документов (в результате чрезвычайных обстоятельств) подтверждены официальными документами, то с руководством налоговой инспекции можно согласовать вопрос о временном непроведении налоговых проверок за период, по которому отсутствуют бухгалтерские документы, а также о сроках их восстановления.
Разглашение государственной тайны (ст.283 УК РФ). Отграничение от утраты документов, содержащих государственную тайну (ст.284 УК РФ)
Непосредственным объектом преступления являются общественные отношения, характеризующие порядок обращения со сведениями, составляющими государственную тайну (их отнесение к государственной тайне, засекречивание и рассекречивание, защита, правила допуска лиц к государственной тайне), в интересах обеспечения безопасности РФ.
Предметом преступления выступают сведения, составляющие государственную тайну. О понятии государственной тайны см. комментарий к ст. 275.
2. Объективная сторона состоит в разглашении сведений, составляющих государственную тайну, если эти сведения стали достоянием других лиц.
Разглашение означает предать огласке указанные сведения. Способ может быть различным: устным (частная беседа, публичное выступление и др.) и письменным (публикация в средствах массовой информации, сообщение в письме и т.д.).
Деяние признается преступным, если сведения, составляющие государственную тайну, стали известны другим лицам, которые не имеют соответствующего доступа к ним. Таким образом, преступление имеет материальный состав, считается оконченным с момента, когда указанные сведения оказались достоянием другого лица, в связи с чем возникла опасность их использования в ущерб важнейшим интересам России. Лицо должно осознавать фактический смысл полученных им сведений.
Разглашение государственной тайны образует состав рассматриваемого преступления только в том случае, если в деянии отсутствуют признаки государственной измены, совершаемой в форме выдачи государственной тайны (см. комментарий к ст. 275).
4. Субъективная сторона в литературе раскрывается по-разному. Исключение из ее характеристики неосторожной формы вины, как делают некоторые авторы, ничем не обосновано. Разглашение государственной тайны может совершаться как умышленно, так и по неосторожности.
При умышленном совершении преступления мотивы могут быть различными: желание продемонстрировать свою осведомленность, профессиональную и социальную значимость и т.д.
Закон выделяет две категории лиц, которые могут нести ответственность за разглашение государственной тайны:
лицо, которому она была доверена по службе; им следует считать лицо, которое в силу занимаемой должности располагает этими сведениями и использует их при выполнении профессиональных обязанностей;
лицо, которому она стала известна по службе или работе, – работник, знакомящийся с государственной тайной при выполнении своих трудовых обязанностей (машинистка, шифровальщик, рабочий, изготовивший макет секретного образца, и т.д.).
Разглашение сведений, составляющих государственную тайну иным лицом, т.е. лицом, которому они не были доверены по службе и не стали известны по службе или работе, не образует состава рассматриваемого преступления (например, огласка сведений, почерпнутых из случайно найденных документов).
6. В части 2 комментируемой статьи в качестве квалифицирующего признака указано причинение по неосторожности тяжких последствий. Тяжкие последствия – понятие оценочное, устанавливается судом с учетом всех обстоятельств дела (например, необходимость крупных затрат для нейтрализации возможных последствий поступления сведений, составляющих государственную тайну, в распоряжение спецслужбы иностранного государства, арест сотрудника российских спецслужб, срыв заключения государственного договора, контракта, программы научных исследований)
Непосредственный объект – общественные отношения, характеризующие установленные правила обращения с документами, содержащими государственную тайну, и предметами, сведения о которых составляют государственную тайну, в целях обеспечения безопасности Российской Федерации.
Предметом преступления являются: а) документы, содержащие государственную тайну; б) предметы, сведения о которых составляют государственную тайну. К документам, содержащим государственную тайну, относятся носители соответствующей информации (текстовые, графические, электронные и др.); к предметам, сведения о которых составляют государственную тайну, – различные изделия, материалы (например, отдельные экземпляры оборудования и аппаратуры).
2. Объективная сторона характеризуется тремя признаками: а) нарушением установленных правил обращения с указанными документами и предметами; б) их утратой и наступлением тяжких последствий; в) причинной связью между деянием и наступившими последствиями.
Субъективная сторона характеризуется неосторожной формой вины.
5. Субъект преступления специальный – лицо, достигшее возраста 16 лет, имеющее доступ к государственной тайне.
О видах ответственности
Анализируя судебную практику, мы пришли к выводу, что помимо административной ответственности за утерю, а точнее за отказ восстанавливать документы, может последовать даже уголовная. Открываем КоАП, УК и НК РФ и вычитываем следующее:
- Административная ответственность
Здесь действует самая безобидная, на первый взгляд, форма наказания – небольшой штраф. Так, согласно статье 15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения, преждевременное уничтожение, повлекшее за собой изменение налоговой базы даже в одной из строк более, чем на 10%, следует наложение штрафа на юридическое лицо в размере от 2000 до 3000 рублей. Да, это немного, однако, лишние штрафы, полагаем, никому не нужны. Просто следует быть немного внимательнее.
- Налоговая ответственность
В том случае, если необходимых первичных документов не окажется в ходе очередной налоговой проверки, инспектор имеет право наложить штраф на организацию из простых расчетов:
-
200 рублей за каждый не предоставленный документ (п.1 ст.126 НК РФ)
-
10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период
-
30 000 рублей – за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ)
-
В размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ)
Вот вам «домашнее задание»: посчитайте, какой штраф может выставить налоговый инспектор, если в ходе проверки не удастся найти «первичку» за один календарный месяц.
- Уголовная ответственность
Данный вид ответственности будет применим к тем компаниям, которые не только умудрились потерять, но также уклоняются от уплаты штрафа и прочими средствами стараются избежать наказания:
-
Согласно части 1 статьи 199 УК РФ, за отказ от уплаты штрафов (налогов), наложенных на руководителя организации или юридическое лицо в целом, грозит штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей. Также возможен арест на срок до 2 лет, либо лишение права занимать руководящую должность (для директора) в течение 3 лет. Еще по этой же статье руководителя компании могут наказать путем взыскания с него суммарной заработной платы за период от 1 до 2 лет
-
По части 2 этой же самой статьи предполагается штраф от 200 000 до 500 000 рублей за уклонения от уплаты налогов (штрафов) в особо крупных размерах. Здесь же по решению суда может быть поставлен запрет на предпринимательскую деятельность сроком уже на 3 года, арест – сроком на 5 лет и принудительное взыскание заработной платы за 3 года
В утере или порче виноват сотрудник
Вполне себе обычная ситуация. Исходя из предписаний НК РФ, на главном бухгалтере лежит ответственность по соблюдению сроков хранения первичной документации. В то же время, в рамках его обязанностей не входит их прием – это могут делать и другие сотрудники, например, младшие бухгалтера или же работники отдела логистики. Нередки случаи, когда по неосторожности или не внимательности, документация «не доходит» до ответственного лица.
Ситуации могут быть совершенно разными. Например, водитель заправил горючим автомобиль, получил кассовый чек на АЗС, положил его в карман, а когда приехал в офис, обнаружил, что он по дороге выпал. Или же он довез его до «пункта назначения», передал начальнику службы логистики, а далее бумага потерялась уже на этом этапе. С точки зрения нашего законодательства данный акт является грубым нарушением, и за ним в теории может последовать дисциплинарное наказание.
Согласно статье 193 ТК РФ, сотруднику может быть объявлен выговор или даже последовать увольнение в случае, если нарушение будет расценено как грубое. Увольнение сотрудника может быть произведено в соответствии с Приказом № Т-8, утвержденным Письмом Роструда от 01.06.2011 года № 1493-6-1.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы фирмы.
Утрата по вине сотрудников. В случае, если пропажа или незаконная утилизация документов наступило вследствие действий работника организация, руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании в соответствии со статьей 193 ТК РФ. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом по предприятию. Увольнение виновного лица производится в соответствии Приказом №Т-8, утвержденного Письмом Роструда от 01.06.2011 года №1493-6-1.
По завершению установления факта пропажи и оформлению необходимых актов, комиссия приступает к восстановлению утерянной документации. Если четко не выявлено, какая часть первичных дел потеряна, создается дополнительная инвентаризационная комиссия.
А если компания продолжает работать, что с ней будет?
Понятно, что приведенный выше пример призван показать, что даже ликвидируемым и банкротящимся компаниям не стоит брать и просто уничтожать архивные документы. Но даже для компаний, которые продолжают деятельность, и не собираются вступать в такой конфликтный процесс, как банкротство, могут быть проблемы из-за преждевременного уничтожения документов.
О возможных последствиях уничтожения документов, отраженных в судебной практике, мы писали на «Клерке» уже давно.
А тут приведем пример, что было с компанией, нарушившей правила хранения архивных документов (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ)
В ходе плановой выездной проверки предприятия было установлено, что главный бухгалтер поначалу хранил всю архивную документацию у себя дома. А после — в подвале гаража. В итоге, гараж залило, документы были испорчены. Предприятие оштрафовали на 200 000 рублей.
Есть другой пример. Постановлением заместителя начальника отдела ГИТ в Саратовской области № 7 от 12.10.2016 г. ООО «Евро-Пласт» признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ (по факту ненадлежащего хранения трудовой книжки и ее утраты), и ему назначено административное наказание в виде штрафа в размере 44 000 рублей. Суд это наказание подтвердил.
При этом, есть и судебная практика, в которой подтверждено, что проверяющие органы не имеют права штрафовать из-за отсутствия документов, если они уничтожены по истечении их срока хранения. Об этом говорится в постановлении ФАС Уральского округа по делу №А47-5018/2008, постановлении ФАС Северо-Западного округа делу № А05-8773/2008.
Следовательно, уничтоженные в связи с истечением срока хранения документы не могут быть затребованы проверяющими органами. Подтверждающими документами будут являться договор со сторонней организацией, накладная или акт об уничтожении документов.
Составляем акт по итогам работы комиссии
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.
В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.
Статья 137 УК РФ: наказание за разглашение персональных данных
Изначально следует отметить, что уголовная ответственность может наступить, если речь идет именно о разглашении личной информации, например, о состоянии здоровья, интимной сфере, образе жизни и т.д. Вид и серьезность наказания определяются в зависимости от исполнителя правонарушения, способа распространения сведений и последствий, к которым привели незаконные действия нарушителя. Гораздо проще наказать тех, кто сообщает конфиденциальные сведения в публичных выступлениях либо через средства массовой информации.
Основные меры наказания прописаны в статьях 137 и 138 УК РФ:
- за распространение данных, составляющих личную или семейную тайну — штраф до 200 тысяч рублей (или доход за последние 1,5 года), обязательные или принудительные работы продолжительностью до 360 часов и до 2 лет, соответственно (во втором случае нарушителя лишают права до 3 лет заниматься определенной деятельностью), арест до 4 месяцев, тюремное заключение максимум на 2 года;
- за аналогичные действия в случае использования служебного положения — до 6 месяцев ареста, лишение свободы на 4 года (максимум), принудительные работы максимум в течение 4 лет с лишением возможности заниматься той или иной деятельностью до пяти лет, штраф
100-300 тысяч рублей либо в размере полученного за прошлые1-2 года официального дохода; - за разглашение сведений, касающихся субъектов младше 16 лет —
150-300 тысяч штрафа, лишение права заниматься определенной деятельностью до пяти лет, принудительные работы до пяти лет, 6 месяцев ареста, заключение в тюрьму на срок до 5 лет; - за несоблюдение тайны переписки и переговоров (в любом формате — по телефону, электронной почте, в рамках видеоконференций и т.д.) — штраф до 80 тысяч рублей либо в размере полученного за прошлые полгода дохода/зарплаты, исправительные или принудительные работы в течение 1 года или 360 часов, соответственно.
Особенности заявления о подделке
Многие адвокаты идут на хитрость. При наличии подозрений на фальсификацию доказательств они требуют предъявить оригинал. Если вторая сторона не передает необходимый документ, копия теряет свою первоначальную силу. В случае, когда оригинал все-таки передается, его нужно приобщить к делу, чтобы впоследствии можно было привлечь к ответственности за подлог.Если речь идет об уголовном деле, заявление о фальсификации будет актуальным после озвучивания всех доказательств. В этом случае можно подавать заявление и требовать проведения проверки подозрительных документов. Иногда лучше заявить о подлоге еще на предварительном следствии, чтобы избежать отказа суда.Недостаток действующего УПК РФ в том, что в нем указано обязательство следователя информировать участников процесса о назначении экспертизы, но не указаны граничные сроки. В результате субъекты заседания информируются уже после получения результатов, что является недопустимым.Принятие ходатайства судом и назначение экспертизы — лишь 50% успеха. Сложность в том, чтобы поручить дело настоящим экспертам. Суд вправе сам выбирать способы проверки заявления, поэтому задача заявителя убедить его в том, что лучше отдать дело той или иной компании. Для этого нужно «давить» на более низкую стоимость и высокую скорость проведения. Такие эксперты всегда назначаются в первую очередь.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы фирмы.
Утрата по вине сотрудников. В случае, если пропажа или незаконная утилизация документов наступило вследствие действий работника организация, руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании в соответствии со статьей 193 ТК РФ. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом по предприятию. Увольнение виновного лица производится в соответствии Приказом №Т-8, утвержденного Письмом Роструда от 01.06.2011 года №1493-6-1.
По завершению установления факта пропажи и оформлению необходимых актов, комиссия приступает к восстановлению утерянной документации. Если четко не выявлено, какая часть первичных дел потеряна, создается дополнительная инвентаризационная комиссия.